Una factura es una herramienta de comunicación que le dice a sus clientes lo que les ha proporcionado, cuánto cuesta y cómo deben pagar. Las facturas pueden ser tan simples como una hoja manuscrita con un par de anotaciones o pueden ser documentos computarizados sofisticados y diseñados profesionalmente. Facturas claras e informativas dan credibilidad a su empresa con sus clientes. También le ayudan a recibir el pago más temprano que tarde, ya que informan a sus clientes cuándo esperan que se lo envíen.
Números de factura
Las facturas se escriben en orden sucesivo, y un número de factura le ayuda a localizar o referirse a una factura particular en una secuencia. Si sus facturas no están informatizadas, archívelas en el orden en que las emite para que pueda encontrar fácilmente la factura que necesita. Si compra almohadillas de facturas que rellena a mano, vendrán con números preimpresos y las facturas se unirán para que no tenga que hacer ningún trabajo adicional para mantenerlas en orden. Si está creando facturas computarizadas utilizando software como QuickBooks o Square, el programa hará el trabajo por usted y emitirá sus facturas en orden.
Cuando necesite volver a consultar una factura, por ejemplo, si un cliente tiene una pregunta sobre el pago o si recibió un cheque y desea marcar la factura como pagada, simplemente búsquelo por número de factura. Puede comenzar su secuencia de facturas con cualquier número que elija, por lo que incluso si está escribiendo su primera factura, puede darle un número más alto para que su empresa parezca más establecida.
¿Qué debería estar en una factura?
Aparte del número de factura, una factura debe incluir todo lo que necesita para transmitir la información necesaria a su cliente para que pueda recibir el pago. Además de ser una notificación de una suma debida, una factura también es una herramienta de referencia útil para los clientes que necesitan saber qué han recibido y en qué cantidad. Incluya en su factura:
- El nombre de su empresa, dirección, número de teléfono y correo electrónico.
- La fecha en que se escribió la factura o la fecha en que se entregó el producto. Use un sistema de citas o el otro, pero sea consistente.
- El nombre de su cliente y la dirección de facturación.
- La dirección de envío de su cliente.
- La cantidad de cada artículo pedido, el nombre o el número de inventario de cada artículo pedido, el precio unitario de cada artículo pedido y el precio total de cada artículo, calculado multiplicando la cantidad por el precio unitario.
- El monto total adeudado por todos los artículos en la factura.
- Impuesto a las ventas adeudado, si corresponde.
- Condiciones de pago, como pago contra reembolso o 15 días netos (15 días a pagar).
Uso de facturas para el pago rápido
Un poco de atención y cuidado al crear facturas puede ayudarlo a recibir el pago de manera más rápida y consistente. Cuanto antes envíe su factura, más pronto su cliente sabrá cuánto pagar y cuándo vencerá el pago. Si bien los términos de pago, como el tiempo entre la entrega y el pago, generalmente se negocian por adelantado, el hecho de indicar estos términos de manera clara y visible en la factura puede ser un recordatorio útil. Si su cliente está atrasado en el pago de facturas anteriores, incluido el monto total adeudado de la factura actual puede acelerar el pago al ahorrarle al cliente el paso de buscar los saldos vencidos anteriores.
