Organizar un seminario sobre un tema en particular puede enseñar a las personas algo nuevo, reeducar a las personas sobre algo que ya saben e introducir avances en su industria. Pero la celebración de un seminario puede ser costoso. Deberá tomar una serie de decisiones para saber cuánto dinero destinar al presupuesto de su seminario y una serie de factores que afectarán el costo general.
Artículos que necesitarás
-
Presupuesto del seminario
-
Estimación de asistentes
-
Lista de vendedores
-
Seminario de presupuesto del seminario anterior.
Comience a hacer un plan de presupuesto para su seminario determinando cuánto dinero tiene que gastar en él. Si su organización ha asignado una cierta cantidad para el evento, necesitará saber qué es. Si planea cobrar por el seminario con la esperanza de lograr un punto de equilibrio, tendrá que determinar cuánto cobrar en función de la cantidad de asistentes esperados y el costo proyectado general del evento.
Determine el costo general del evento haciendo una lista de los elementos necesarios para realizar el seminario. Incluya cosas como el costo de alquilar una instalación si no tiene espacio disponible, el costo de alquilar equipo audiovisual para los presentadores, el costo de los presentadores si se les está pagando, el costo de los folletos y bolígrafos impresos y el costo del alquiler de mesas y sillas si planea hacerlo.
Solicite un plan de presupuesto de un seminario anterior que su organización realizó para tener una idea de cuánto pagó por cada uno de estos artículos. También querrá obtener una lista de los proveedores recomendados que su organización ha utilizado en el pasado. Si su organización no puede recomendar a ningún proveedor, comuníquese con la cámara de comercio local u otras organizaciones con las que tenga buenas relaciones y pregunte si pueden recomendar proveedores. Llame a los proveedores que planea usar y solicite estimaciones basadas en la cantidad de participantes que planea tener en su seminario.
Lleve un registro de las estimaciones de los proveedores mediante la creación de un formulario en su computadora. Haz una sección para cada artículo que necesites. Por ejemplo, cree una sección con la etiqueta "audiovisual" y escriba la compañía y el precio aproximado. Si obtiene cotizaciones de dos compañías, inclúyalas a ambas y sus precios. Haga esto para cada artículo en su lista y sume las cantidades. Si tiene precios diferentes de proveedores similares, comience agregando la cantidad del proveedor que prefiera y cambie al proveedor más económico si su total resulta demasiado costoso.
Compare el costo total proyectado de su seminario con la cantidad que su compañía presupuestó para ver si es aceptable. Si el costo es demasiado alto, considere cobrar a los participantes para asistir al seminario. Divida el costo del seminario, o el costo del seminario más allá del presupuesto, por el número de participantes esperados para determinar cuánto debe cobrar a las personas.
