¿Necesita crear un informe anual para su organización? ¿No estoy seguro de como proceder? Afortunadamente, puede dividir el proceso para crear un informe anual en pasos pequeños y fáciles de seguir. Lo mejor de todo es que administrar el informe anual lo pondrá en contacto con los tomadores de decisiones clave de su organización. Puede desempeñar un papel importante y de alto perfil que impulsa su carrera y demuestra su valor para la organización. Siga estas pautas para obtener ayuda para crear un informe anual.
Comience con los números. Casi todos los informes anuales se centran en datos financieros, incluso en organizaciones sin fines de lucro. Reúnase con los asesores financieros y / o contables de su organización para revisar el desempeño financiero del año pasado y determine qué información incluir en el informe de este año. El estado financiero de su organización lo ayudará a guiar su elección de tema y aspecto para el informe anual.
Tenga en cuenta que el contenido exacto del informe financiero variará según el tamaño de la organización, el modelo de negocio y el estado con fines de lucro / sin fines de lucro. Verifique con los asesores financieros y legales para confirmar cuál de los siguientes elementos debe incluir: Estado de ingresos --- el estado básico de la estabilidad financiera de la organización. Detalla las fuentes de dinero, gastos e ingresos o pérdidas netas del año. Balance general: proporciona una visión general del estado financiero de la organización. Enumera tanto los activos como los pasivos (montos adeudados) de la organización. En las organizaciones con fines de lucro, el balance incluirá una declaración del patrimonio de los accionistas. Esto esencialmente pone un número en el valor de los accionistas al restar los pasivos de los activos. Estado de flujo de efectivo: informa sobre cómo se mueve el efectivo a través de la organización y cuánto efectivo está disponible. Riesgos: un resumen de los riesgos de negocios que enfrenta la organización o que tendrá que enfrentar en el futuro. Las notas incluyen explicaciones de las prácticas contables de la organización, explican las excepciones a la práctica contable general y describen cómo se recopiló la información financiera. Las empresas que cotizan en bolsa deben incluir un informe del liderazgo superior que confirme que los controles contables internos cumplen con los requisitos de la Ley Sarbanes-Oxley.
Hacer un presupuesto. Utilice los costos del informe del año anterior, si está disponible, como punto de partida. A continuación, considere sus necesidades actuales. Pregunta, ¿necesitarás fotografía profesional? ¿Ayuda con la escritura? ¿Desea imprimir y enviar el informe y / o publicarlo en un sitio web? ¿Qué ayuda técnica necesitarás? ¿Cuánto costará la impresión y el franqueo?
Elija un tono y un tema para el contenido y el diseño del informe anual. ¿La organización hizo bien? Luego, planea un tono alegre y un diseño brillante y colorido. Si la organización enfrentó desafíos o ha resistido una tormenta, un tono discreto y un diseño en blanco y negro tienen más sentido.
Planifica tu contenido. Revisa las actividades del año. Lea los boletines recientes, comunicados de prensa y cobertura de noticias. ¿Cuáles fueron los principales logros e hitos? ¿Quiénes fueron los de alto rendimiento y los fabricantes de diferencia? Use sus respuestas para redactar un plan de contenido para el informe anual.
Comience en la parte superior. Comience el informe anual con una carta o columna de un líder organizativo (presidente de la junta, presidente o director ejecutivo). El mensaje del ejecutivo debe proporcionar una visión general de las actividades y los logros del año. También debe resumir el desempeño financiero en términos que un lector general pueda entender.
Dar crédito. Incluya el reconocimiento para el liderazgo y los miembros clave del personal en organizaciones con fines de lucro, o donantes y voluntarios en organizaciones sin fines de lucro.
Revise su plan con liderazgo. Asegúrese de obtener el presupuesto, el tono y la apariencia. En particular, asegúrese de que la presentación de la información financiera cumpla con la aprobación del ejecutivo. Recuerde que el liderazgo probablemente querrá aprobar el contenido y el diseño final antes de la publicación y distribución.
Producir el informe. Si su organización carece de escritores, fotógrafos y diseñadores, es posible que deba realizar el trabajo usted mismo o buscar voluntarios. Las empresas de comunicación de marketing y profesionales independientes también son fuentes de ayuda. Si planea imprimir y enviar el informe por correo, obtenga cotizaciones de varias impresoras y empresas de correo. Estos también pueden ayudar con el diseño del informe anual.
