El informe anual sin fines de lucro es más efectivo cuando está escrito y diseñado teniendo en cuenta la importancia y el uso del documento. El documento sirve como boleta de calificaciones, reconocimiento a los donantes y otros partidarios, una oportunidad para compartir información con la comunidad sin fines de lucro y una herramienta de marketing para atraer nuevos partidarios. Los lectores de informes anuales buscan información sobre cantidad, calidad y resultados sobre programas, clientes e ingresos. Los informes anuales bien diseñados incluyen un balance de narrativas, fotografías, listas y representaciones gráficas de datos financieros. Un informe anual bien escrito cuenta las historias individuales detrás de los gráficos circulares y las listas de donantes.
Determine el contenido de su informe anual. Ya sea que su publicación sea una revista gruesa y brillante o un boletín de cuatro páginas, sus lectores buscarán información específica en su informe anual: una carta de una página del presidente de la junta directiva o director ejecutivo de la organización sin fines de lucro, informes sobre logros organizativos, informes de programas especiales o divisiones principales, informes financieros, una lista de los miembros de la junta y el personal clave, y una lista de donantes organizada por monto y ordenada alfabéticamente por nombre.
Use una escritura clara, simple y honesta con un tono informal pero profesional. Indique claramente los hechos y use un tono relajado y personal para escribir sobre los logros y las historias personales que describen el impacto en los clientes y la comunidad.
Elija palabras en su escritura que transmitan positividad, orgullo y compromiso con su misión. Evite la escritura dramáticamente innecesaria, pero comparta información que atraiga al lector y haga un llamado a los donantes que tengan una sensación de asociación en su trabajo. Por ejemplo, cuente la historia de un cliente para describir los logros de un programa y conectar las actividades con la misión de su organización.
Incluya un par de barras laterales para resaltar datos importantes de los informes del programa, como el desglose de los clientes por edad y etnia o los participantes en un programa de búsqueda de empleo y su estado al final del año. Esta información resumida ayuda a los lectores a comprender la línea inferior de los artículos y también agrega una perspectiva humana.
Prepare las imágenes para su información financiera utilizando los datos de su informe financiero para mostrar las tendencias, los totales y los resúmenes. Por ejemplo, cree un gráfico circular que muestre el porcentaje de presupuesto utilizado por cada departamento o un gráfico de barras que muestre los cambios en las donaciones en los últimos cuatro años. Use un cuadro de texto para enumerar los fondos totales recibidos de diferentes tipos de donantes, como fundaciones e individuos. Las imágenes financieras proporcionan a los lectores instantáneas memorables.
Elige las fotos que usarás para ayudar a contar las historias. Puede usar las fotos de una casa que su organización ayudó a construir, los estudiantes en su programa después de la escuela, los animales en su refugio de rescate, los árboles plantados en las escuelas de la zona o el personal que organiza una caminata.
Consejos
-
Elija el formato según la longitud y el contenido de su informe anual. Un informe extenso podría beneficiarse de secciones, como programas, logros, finanzas y donantes. Puede elegir dividir el texto mediante la intercalación de fotos y gráficos a lo largo de una narrativa en ejecución, separados solo por encabezados.
El lector de informes anuales típico está más interesado en la carta del CEO o presidente de la junta, el nombre del lector en la lista de donantes, títulos de fotos y totales financieros, según Board Café en el sitio web de Blue Avocado.
