La validación de facturas es necesaria para cualquier negocio; se trata de cargos cruzados recibidos o facturados con cantidades pagadas o recibidas.La mayoría de los sistemas de contabilidad están automatizados, pero hay ocasiones en que puede ser necesario validar manualmente las facturas. Las pequeñas empresas pueden validar manualmente todas las facturas, lo que funciona siempre que exista un sistema de cheques y saldos para reducir la deshonestidad de los empleados.
Facturas entrantes
Un empleado debe compilar las facturas a medida que llegan, separarlas por proveedor y verificarlas personalmente o enviarlas al empleado a cargo de la cuenta individual. Si una factura es válida depende de varios factores, por lo que es esencial que cada uno termine en la ubicación correcta. Un empleado debe verificar cada artículo, registrar la factura y enviar la factura para el pago. Las personas responsables de validar las facturas nunca deben tener acceso a los fondos para el pago.
Facturas salientes
Todas las facturas salientes deben ser verificadas antes de ser enviadas por correo. Si bien un individuo o departamento puede ser responsable de ingresar artículos, incluidos los cargos por ventas y servicios, los costos laborales asignados y cualquier material y suministros utilizados para un trabajo en particular. Cada factura debe cotejarse con la cuenta del cliente asociada para aumentar la satisfacción del cliente a través de una facturación precisa y reducir los gastos de mano de obra causados por la corrección de facturas.
Pagos
Una vez validadas las facturas, se transfieren a un individuo o departamento para el procesamiento de pagos. Es absolutamente esencial que la persona responsable de validar las facturas no tenga acceso a los fondos de pago. Este sistema de cheques y saldos garantiza que los empleados no tengan la oportunidad de falsificar cheques, pagar facturas inexistentes o falsificadas, o llevar a cabo otras prácticas deshonestas.
Declaraciones
Cuando los estados de cuenta llegan o se envían, se deben verificar con la factura de cada cliente o proveedor para garantizar la precisión. Las empresas que operan de forma estrictamente manual deben implementar un sistema de archivo efectivo; todas las facturas deben copiarse si es necesario y archivarse con el nombre del cliente o proveedor. Cuando llegan los estados de cuenta, una persona o departamento independiente debe verificar que cada cargo y pago aparezca con precisión en el estado de cuenta. La separación del departamento de validación de estados de cuenta de los departamentos de facturación y pago garantiza una mayor precisión y desalienta el comportamiento deshonesto.
