Incluso con los teléfonos e Internet, a veces es necesario enviar una carta pasada de moda para fines comerciales. La actualización de los registros de su cuenta comercial con una carta es efectiva, ya que las cartas tienen menos probabilidades de ser olvidadas (como las llamadas telefónicas) y menos probabilidades de ser ignoradas (como los correos electrónicos). También proporcionan un rastro de papel práctico. Si necesita actualizar sus registros con una carta, siga algunos consejos para asegurarse de cubrir todas sus bases.
Artículos que necesitarás
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Computadora
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Impresora
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Papel
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Copiador
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Sobre
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Sello
Envíe la carta al departamento correspondiente para asegurarse de que la persona correcta reciba su información actualizada. Por ejemplo, si está cambiando su chequera o número de tarjeta de débito, dirija su carta al departamento de cuentas por pagar. Si está cambiando su dirección, dirija su carta a "registros de clientes". Si no está seguro de qué departamento debe manejar su solicitud, llame a la compañía y pregunte antes de enviar su carta, o busque la información en el sitio web de la compañía.
Incluya la fecha en la parte superior de la carta, tanto para los registros de la compañía como para sus propios registros personales. Por ejemplo, si solicita que sus servicios se cancelen o reduzcan de tamaño en una fecha determinada, y la compañía no procesa su solicitud de manera oportuna, tiene motivos para la falta de pago porque tiene una copia de su solicitud con fecha.
Incluya su número de cuenta. Esto ayudará a la persona que procesa su solicitud a localizar su cuenta y cumplir su solicitud más rápido.
Incluye tu información antigua. Por ejemplo, si se muda o cambia su número de teléfono, indique en la carta, "esta fue mi dirección anterior" o "este fue mi número de teléfono anterior". La compañía puede necesitar esta información para abrir su cuenta para actualizar sus registros.
Incluye tu nueva información. Indique en la carta, "esta es mi nueva dirección" o "este es mi nuevo número de teléfono". Si lo desea, puede poner su información actualizada en negrita o en una fuente más grande para que la persona que procesa su solicitud pueda ubicar fácilmente la información.
Solicitud de devolución de correspondencia. Solicite que se le envíe una carta a cambio para notificarle que su información ha sido actualizada. Cuando reciba su carta de confirmación, guárdela en un lugar seguro para sus registros.
Haga una copia de la carta antes de enviarla, en caso de que necesite reenviarla o remitirla en una fecha posterior.
