La organización de archivos mejora el flujo de trabajo para una oficina comercial o personal. Existen numerosos sistemas de archivo para satisfacer diferentes necesidades y preferencias. Todos los formatos de archivo estándar se dividen en una de tres categorías amplias: sujeto, numérico y alfanumérico. Los trabajadores de oficina utilizan el método alfanumérico cuando los archivos deben contener palabras y números.
Cómo organizar archivos
Los archivos alfanuméricos tendrán una etiqueta que contiene palabras y números. Esta combinación podría incluir un nombre y un número de teléfono o número de cliente. Compañías o individuos con pocas carpetas de archivos pueden organizar usando nombres. Un gran número de archivos requerirá un ordenamiento numérico ya que los trabajadores tienden a encontrar el archivo utilizando un número de código.
Uso de la presentación alfanumérica
Asegúrese de que cada número de código solo se aplique a un archivo. Organiza los archivos en orden numérico. Use bandas elásticas o divisores para agrupar archivos en pilas de decenas o cientos dependiendo del número total de archivos para que sea más fácil encontrar un número específico.
