La importancia de tener un sistema de archivo de oficina bien organizado nunca es más evidente que cuando falta un documento importante. Los sistemas de archivo ineficientes pueden generar una pérdida de tiempo, dinero y una toma de decisiones deficiente si el documento faltante contiene una información integral y usted debe tomar una decisión sin él. Una forma de crear un orden desde el caos es configurar un sistema de archivo de oficina numérico, donde asigna números a los registros, como pedidos de compra, artículos de inventario y estimaciones, e información de archivos en orden ascendente, o del número más bajo al más alto.
Artículos que necesitarás
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Sistema de numeración
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Archivador
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Guías de divisor de archivos
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Fichas divisoras de archivos
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Carpetas de archivos, colores surtidos
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Etiquetas
Configurar categorías y sistema de numeración
Configurar categorías de archivos y asignar números de control. Enumere los departamentos individuales dentro de su organización por separado. Asigne un número de control principal para cada departamento. Por ejemplo, una pequeña empresa puede optar por configurar categorías, como "Financiero", "Ventas", "Compras", "Recursos humanos" y "Equipo". Asigne un número de control para identificar cada categoría principal, como 100 a Financiero; 200, Ventas; 300, Compras; 400, Recursos Humanos; y 500, Equipos.
Configure subcategorías de archivos y asigne números de subcontrol para definir e identificar cada subcategoría. Por ejemplo, a la categoría Ventas, podría agregar 10 para Informes de ventas; 20, Estimaciones de ventas; y 30, Recibos de venta.
Configure un sistema de numeración dentro de cada subcategoría para identificar documentos individuales dentro de la subcategoría. Este se convertirá en el número que imprima en el propio documento. Por ejemplo, si envía un pedido de formularios de estimación de ventas preimpresos, debería indicar el número del primer formulario como 200-20-01, o 200 20 01, si lo prefiere. Cada documento sucesivo se incrementará en uno. Imprimiría "200-20-02" en el segundo formulario de estimación de ventas, por ejemplo.
Crear un índice maestro de su plan de presentación. Esto servirá como una tabla de contenido para su archivador.
Configurar gabinete
Establecer un sistema de codificación por colores para identificar las principales y subcategorías. Por ejemplo, podría establecer una regla que use una etiqueta divisoria de archivo azul para identificar las categorías principales. Las carpetas de archivos de colores podrían identificar subcategorías, como en carpetas rojas para informes de ventas, carpetas verdes para estimaciones de ventas y carpetas amarillas para recibos de ventas. Las etiquetas en las carpetas de archivos identificarán su contenido, como las etiquetas que muestran 01-100, 101-200, etc.
Cree las pestañas divisoras de la categoría principal y colóquelas en el archivador. Etiquete y coloque las carpetas de archivos de subcategorías iniciales en el archivador y agregue según sea necesario.
Archivar documentos en el orden numérico apropiado.
Consejos
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Tómese un tiempo para identificar las necesidades de su negocio y decida una categoría y un sistema de numeración que tenga sentido para su negocio.
Si utiliza un sistema de contabilidad computarizado e imprime sus propios formularios, es posible que deba cambiar el sistema de numeración para reflejar los requisitos de presentación. Por ejemplo, la numeración en los formularios de Estimación de ventas podría comenzar en 200-20-01 e incrementarse en uno por cada nueva estimación.
Proporcione una ubicación específica y un contenedor para todos los documentos que aún no se hayan archivado, en caso de que necesite acceder a ellos en el ínterin.
La mejor manera de asegurarse de mantenerse al día con los requisitos de presentación es establecer un calendario, como diario o semanal.
