Todas las organizaciones requieren una buena gestión de registros, desde el momento en que se generan los registros hasta que se eliminan del sistema. Los sistemas de archivo inexistentes o mal planificados causan dificultades para archivar y recuperar registros o la falta de eficiencia en la gestión del flujo de información. También pueden establecer problemas legales debido a la pérdida de registros o al mantenimiento de registros descuidados. Los sistemas de archivo bien diseñados emplean etiquetas codificadas alfabéticamente, alfanuméricas o numéricas, generando una gestión de registros eficiente y produciendo organizaciones más profesionalmente dirigidas.
Sistemas de archivo numérico explicados
Los sistemas de archivo numérico asignan números a cada archivo o registro que contiene información. La numeración se puede extraer del propio registro (es decir, números de orden de compra), numerando los archivos en orden de generación de registros (de 1 a 1,000), utilizando la numeración por secciones donde los archivos se numeran en secciones, o categorías, como 100, 200, 300, etc.., pertenecer a subtítulos específicos del tema o usar decimales (similar al Sistema decimal de Dewey). Los sistemas de archivo numérico con frecuencia incluyen un índice de archivo para ayudar en la recuperación de registros.
Organización y mantenimiento del orden.
La codificación numérica permite cambiar secciones completas de registros mientras se mantiene la secuencia correcta. Los registros se archivan consecutivamente, de derecha a izquierda y de arriba a abajo. Los archivos de números rectos se organizan en orden consecutivo y ascendente, del número más bajo al más alto. Los archivos dúplex-numéricos tienen dos o más conjuntos de números, separados por guiones, comas o espacios, y archivados por el conjunto de apertura seguido de números subsiguientes. Sistemas cronológicos-numéricos indexan archivos por año, mes y día.Los sistemas numéricos de dígitos terminales permiten agrupar archivos en los estantes, organizar los archivos por el último número (de dos a cuatro dígitos) como el elemento de archivo principal, y archivar los registros consecutivamente por el último número, el número del medio y luego el primer número. Los requisitos de espacio en los estantes se determinan fácilmente agrupando los registros por secciones numéricas: 10, 100, 1000 registros por estante o estantería. Además, la organización de registros se ve aumentada por la indexación de archivos.
Exactitud
Los sistemas de archivo de alto volumen (archivos recuperados y archivados con frecuencia) combinados con etiquetas codificadas por colores hacen que la recuperación y el archivado de archivos sean más rápidos y eliminen la confusión cuando el número cae en secuencia. En los sistemas de dígitos terminales, por ejemplo, el número final se codifica con un color, el número central obtiene un color separado y el primer número obtiene su propio color. A medida que cambian los números primero, medio y último, también cambia el color. El color actúa como una pista visual para aumentar la velocidad y la eficiencia en la presentación.
Velocidad de presentación
Los sistemas de archivo numérico combinados con el código de color aumentan la velocidad de archivado y recuperación de registros, incluso cuando recuperar un archivo significa referirse en un índice para identificar el número de archivo, porque el empleado del archivo tiene un conocimiento instantáneo de la ubicación del archivo por grupo de archivos. En el caso de fusiones de organizaciones, donde las organizaciones individuales tienen diferentes sistemas de numeración, no es necesario cambiar los códigos numéricos. Agregar archivos a la sala de archivos es más rápido porque los archivos con números más pequeños (6 dígitos) se archivan a la izquierda de los archivos con números más altos (7 dígitos).
Confidencialidad
Los sistemas de archivo numérico identifican positivamente los registros específicos mientras mantienen la confidencialidad, lo cual es especialmente importante en los registros médicos, de clientes y empleados, al eliminar cualquier marcador de identidad personal. Los sistemas de archivo numérico cumplen fácilmente con las reglas de HIPAA.
