Realizar un seguimiento del inventario definitivamente no es una de las partes más agradables de administrar un negocio de productos. Requiere mucho trabajo manual (levantar, mover, contar, papeleo y mucho tiempo dedicado a una computadora). La buena noticia es que una vez que finalmente establezca su sistema de seguimiento de inventario, su negocio será mucho más eficiente. Podrá hacer un seguimiento de las tendencias en ventas y devoluciones, sabrá cuándo es el momento ideal para ordenar o fabricar más productos y podrá reunir sus estados financieros y resúmenes de fin de año con mayor rapidez.
Cuente sus productos para determinar el inventario inicial. Una vez que tenga sus cifras finales, categorice su inventario primero por nombre de producto, luego por los otros atributos específicos de los productos como color, tamaño, fecha o estilo. Por ejemplo, si tiene camisetas bordadas como inventario, querrá clasificarlas por el mensaje en la camiseta, luego por color y luego por tamaño. Esto le facilita el seguimiento y la búsqueda del inventario que necesita.
Cree una hoja de cálculo en Microsoft Excel para hacer un seguimiento del inventario si tiene menos de 10 tipos de productos en el inventario. Cree una nueva hoja de trabajo para cada producto y comience enumerando el recuento de inventario inicial. A partir de ese momento, reste todas las ventas de cada producto que salen de acuerdo con su información de registro semanalmente. Añadir nuevo inventario a medida que llega. Ajuste el total del inventario cuando haya devoluciones de productos. Asegúrese de incluir la fecha al lado de cada entrada.
Si tiene más de 10 tipos de productos para inventariar, considere configurar una base de datos de inventario en Microsoft Access (consulte Recursos para obtener un enlace a las plantillas que puede usar). Las plantillas de inventario de la base de datos de Microsoft Access son más atractivas, automatizadas y fáciles de usar. También le permite imprimir informes de inventario convenientes para rastrear ventas, adiciones de inventario y devoluciones.
Si usted es un minorista de una tienda que vende muchos artículos diferentes, compre un software de administración de inventario profesional para integrarlo con un escáner de código de barras y los registros en su tienda. Esto será costoso, pero vale la pena el gasto, ya que será abrumador y tomará mucho tiempo actualizar manualmente una base de datos con tantos elementos para realizar un seguimiento (consulte Recursos para obtener una sugerencia de software de seguimiento de inventario). Si usted es un mayorista, distribuidor o fabricante que trabaja solo con facturas (no hay ventas directas a los clientes), también puede realizar un seguimiento de su inventario utilizando la documentación de la factura.
Si usted es un minorista de la tienda, realice una verificación de inventario manual al menos una vez al año para asegurarse de que el inventario en papel coincida con el inventario en la tienda. Debido a la contracción (robo), los números pueden ser drásticamente diferentes si no se realiza una verificación de inventario regular. Cambie los números en su sistema informático para reflejar la contracción.
Consejos
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Si tiene una tienda muy grande, puede contratar a una empresa de terceros para que venga y haga su verificación de inventario manual. Por lo general, harán su trabajo después del cierre de la tienda y en la noche. Si bien la reducción es definitivamente un problema para cualquier negocio, la cantidad que pierde puede ser cancelada, brindándole un beneficio fiscal futuro. Esta es otra razón por la que es tan importante hacer un control manual de inventario cuando opera un negocio minorista.
