Un sistema de seguimiento para renovar las certificaciones de los empleados es importante no solo para los envíos de renovación oportunos, que pueden ser necesarios para continuar desempeñando un trabajo específico, sino también para tomar decisiones sobre aumentos de salarios y promociones. En la mayoría de los casos, el seguimiento electrónico es más eficiente que usar un archivo de marca o escribir fechas de renovación en un calendario. Aunque las opciones electrónicas pueden incluir un software de programación especializado, también puede crear su propio sistema utilizando la opción de calendario en el software de productividad de oficina, como Microsoft Outlook o Google Calendar.
Programar fechas como tareas
Ingrese dos fechas para cada certificación, y para cada empleado, para asegurarse de que la renovación se realice a tiempo. La forma más fácil de hacerlo es usar la opción de tarea para crear tareas para cada fecha. Esta opción está disponible tanto en Microsoft Outlook como en Google Calendar. Establezca la fecha de la primera tarea una semana antes de la fecha de renovación real. Esta es la fecha en que el empleado debe comenzar a trabajar para recopilar información de renovación y completar formularios. Para la segunda tarea, ingrese la fecha en que enviará la información. En ambos casos, las tareas se mostrarán el día correcto en su calendario.
Recuérdese
Microsoft Outlook tiene una opción de recordatorio que puede configurar después de ingresar la información de la fecha de renovación en una nueva tarea. Coloque una marca de verificación en el cuadro de recordatorio y seleccione la fecha y la hora en que desea que se reproduzca el sonido del recordatorio. Aunque las tareas de Google Calendar no tienen un sistema de recordatorio automático, puede ordenar las tareas por fecha e imprimir una lista de tareas diarias desde el menú Acciones.
