Ningún negocio es demasiado pequeño para un sistema de control de inventario. A pesar de esto, opciones tales como un sistema electrónico integrado no son necesarias ni rentables. Por otro lado, lograr un equilibrio entre tener demasiado y muy poco inventario puede ser difícil con un sistema manual. Si esto describe su negocio, usar una hoja de cálculo de Excel para hacer un seguimiento del inventario puede ser una alternativa rentable. Aunque Excel no puede automatizar todo, las fórmulas y las reglas de formato condicional pueden ayudarlo a calcular los niveles de stock disponibles y ayudarlo a realizar un pedido de inventario preciso y oportuno.
Crear una hoja de cálculo de inventario básico
Cree una hoja de cálculo desde cero o descargue una plantilla de seguimiento de inventario gratuita del sitio web de Microsoft Office en office.microsoft.com. Para un sistema simple, una hoja de cálculo de 11 columnas funcionará para las tareas de seguimiento de inventario. Cree etiquetas de columna para ID de inventario, nombre de producto, descripción, precio unitario, cantidad en stock, artículos vendidos, cantidad actual, nivel de pedido y una etiqueta de columna para identificar los artículos descontinuados. Deberá completar la hoja de cálculo con la información actual, por lo que este también puede ser un buen momento para realizar un recuento de inventario físico.
Cómo funciona
Ingrese los datos de inventario actuales en todas las columnas, excepto en los artículos vendidos, la cantidad actual y las discontinuas. La columna de elementos discontinuos sirve como una alternativa para eliminar información de la hoja de cálculo cuando los elementos no estén disponibles. A medida que actualice la hoja de cálculo al ingresar los datos de artículos vendidos, una fórmula calculará la cantidad actualmente disponible. Si los niveles de cantidad actuales son iguales o menores que el nivel de reorden, el color de fondo en la columna de cantidad actual lo alertará a reordenar cambiando de color.
Crear una fórmula de cantidad actual
Ingrese una cantidad en stock menos artículos vendidos fórmula en la columna de cantidad actual. Para crearlo, haga clic en la primera celda debajo de la etiqueta de la cantidad actual e ingrese un signo igual. A continuación, haga clic en la primera celda debajo de la cantidad en la etiqueta de inventario, ingrese un signo menos, haga clic en la primera celda debajo de la etiqueta de artículos vendidos y presione "ingresar". Por ejemplo, la fórmula podría aparecer como "= E3-F3". Para extender la fórmula, haga clic en la celda, coloque el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha de la celda para que el puntero se parezca a una cruz. Mantenga presionado el botón izquierdo del ratón y arrastre hasta la parte inferior de la hoja de cálculo.
Introduzca una regla de reorden
Cambie el color de fondo de la celda de cantidad actual a rojo para que le avise cuándo es el momento de reordenar. Para hacer esto, haga clic en la primera celda debajo de la etiqueta de la cantidad actual, seleccione "formato condicional" de la cinta de Excel, elija "resaltar las opciones de celda" y seleccione "entre". En el cuadro de diálogo que se abre, escriba el número 5 en En el primer cuadro de texto, escriba cero en el segundo cuadro de texto y elija "relleno de color rojo claro" en el cuadro desplegable. Extienda la regla arrastrando a través de todas las celdas de la columna tal como lo hizo con la fórmula.
