Cualquiera sea el tipo de negocio que ejecute, su sistema de facturación a sus clientes es uno de los aspectos más importantes para obtener ganancias. Sin un sistema efectivo para cobrar las cuentas por cobrar, tendrá dificultades para recibir el pago. Sin pago, su negocio no puede funcionar. Hay varios sistemas potenciales que puede emplear para facturar a sus clientes; El más adecuado para usted dependerá en gran medida del tipo de negocio que ejecute.
Facturación prepaga
Un método de facturación popular para empresas basadas en servicios, como las empresas de telecomunicaciones o los proveedores de servicios de Internet, es la facturación prepaga. En este tipo de facturación, los clientes pagan por adelantado una cantidad designada de servicio: una cantidad fija de tiempo o unidades. El pago se debe realizar antes de que sus clientes tengan acceso al servicio adquirido. Es un sistema de facturación efectivo para garantizar que sus cuentas por cobrar se paguen de manera constante antes de que se presten los servicios.
Facturación pospago
La facturación de pospago es un sistema en el cual el cliente acepta pagar en una fecha posterior por los productos o servicios recibidos. Al final de un período de facturación establecido, enviará una factura a sus clientes con el número de cuenta, el servicio o los productos utilizados, el monto adeudado y la fecha de vencimiento del pago. El software de facturación y contabilidad está disponible para ayudar a mantener esta información. Puede ser difícil cobrar estos tipos de facturas si está tratando con clientes con mal crédito o simplemente rechazando el pago. Si realiza este tipo de facturación, considere la posibilidad de ofrecer descuentos para el pronto pago, pero prepárese para asignar personal para que se comunique directamente con los clientes para facturas pendientes. En casos extremos, puede ser necesario pasar la cuenta a una agencia de cobros.
Notas de crédito y débito
Las notas de crédito y débito no son adecuadas como un único sistema de facturación, pero son importantes en caso de cambios en una cuenta o pagos, o errores cometidos. Enviará notas de crédito a los clientes que pagaron por servicios o productos que no usaron o recibieron, o si un error en su facturación causó que el cliente pagara de más. Las notas de débito se utilizarán de la manera opuesta; cuando un cliente utiliza más de su asignación prepaga, o si de otra manera no recibe un cargo suficiente por sus servicios. Las notas de débito esencialmente solicitan más dinero al cliente, mientras que las notas de crédito, o créditos, se traducen en dinero devuelto o créditos de servicio transferidos al siguiente ciclo de facturación.
Facturación Basada en Pedidos
La facturación basada en pedidos puede compararse con la facturación prepaga de productos. Si su empresa es un proveedor o mayorista, puede optar por exigir a sus clientes que paguen total o parcialmente cuando hacen su pedido. Esto conlleva los beneficios previos de la facturación prepaga. También puede solicitar solo un pago parcial por adelantado y el pago completo en una fecha posterior, momento en el que deberá enviar a sus clientes una factura solicitando el resto del pago. Para utilizar este método, debe mantener registros precisos de lo que los clientes ya han pagado.
Facturación basada en la entrega
En este sistema de facturación, enviaría una factura y una orden de compra que detallan cada artículo y cantidad a su cliente junto con su entrega. Puede optar por exigir el pago completo en el momento de la entrega o especificar una fecha de vencimiento en la factura. Asegúrese de incluir la información de contacto de la mesa de pedidos en caso de cualquier discrepancia entre la orden de compra y la factura.
