Las notas por cobrar y las cuentas por cobrar aparecen en su balance como activos. Las cuentas por cobrar rastrean el dinero que usted debe pero que aún no ha recibido. Las notas por cobrar también lo hacen, pero esta categoría solo incluye las deudas que tienen un pagaré adjunto. Las deudas ingresadas como pagarés por cobrar generalmente se devuelven en un período más largo.
Cuentas por cobrar
Supongamos que su empresa entrega $ 2,000 de rodamientos a un cliente. Si no están pagando por adelantado, les presenta una factura y luego ingresa los $ 2,000 adeudados en sus registros comerciales. A menos que esté manejando su negocio estrictamente en efectivo, cuenta los $ 2,000 como ingresos una vez que entregue los rodamientos de bolas. Cuando actualiza su hoja de balance, toma el monto total que sus clientes le deben y lo registra como cuentas por cobrar. Al igual que los $ 2,000 contabilizados como ingresos, en el balance se trata como un activo.
Pagarés
Las deudas incluidas en las cuentas por cobrar generalmente son a corto plazo y los pagos vencen en 30 días o menos. Es posible que no haya nada por escrito además de su factura, pero aún tiene derecho al pago una vez que entrega los productos. Si el cliente desea pagar durante un período más largo, o no está seguro de que sea confiable, es posible que prefiera confirmar la deuda con un pagaré.
Una nota promisoria es un IOU escrito. Supongamos que contrata un trabajo de remodelación de $ 30,000, pero el cliente no puede pagarle por seis meses. Usted requiere que firmen un pagaré que diga "Yo, John Q. Cliente, debo $ 15,000 por seis meses a partir de esta fecha". Por lo general, la nota establece una tasa de interés también. Escrito correctamente, la nota es legalmente vinculante. También es "negociable", por ejemplo, si vende o le da la nota a otra persona, tienen el mismo reclamo sobre el dinero de John Q. que usted hace.
Si un cliente tiene problemas para pagar la cuenta de sus cuentas por cobrar, algunas empresas ofrecerán más tiempo para pagar, a cambio de firmar un pagaré que establezca los nuevos términos.
Documentos por cobrar
Si sus clientes tienen deudas con pagarés adjuntos, registre las deudas en los documentos por cobrar. Esto va en el balance por separado de las cuentas por cobrar, aunque todavía cuenta como un activo. Supongamos que su cliente llega dos meses tarde pagando una factura de $ 1,100. Usted ofrece tres meses adicionales para pagar, a cambio de un pagaré, y el cliente acepta. Usted resta los $ 1,100 de las cuentas por cobrar y lo ingresa en las notas por cobrar.
Las cuentas por cobrar van en los libros como un activo corriente. Usted hace lo mismo por la parte de los documentos por cobrar que espera que se liquiden el próximo año. El dinero que recibirá más de 12 meses saldrá en los libros como un activo no corriente.
