Cuentas por cobrar es un término usado en negocios donde las compañías permiten a los clientes comprar bienes o servicios a crédito. Si los clientes solo pagan con efectivo o cheque, entonces las cuentas por cobrar son un tipo muy básico de cuenta que cambia fácilmente a medida que se realizan los pagos. Sin embargo, con el crédito, las empresas almacenan el dinero que se les debe pero que aún no se ha pagado en la cuenta, lo que la convierte en una parte importante de la estrategia de ganancias de la empresa. Las empresas necesitan planes con respecto a cómo cobran el dinero adeudado en las cuentas por cobrar, y qué tan rápido quieren mover la deuda.
Facturación primaria
El primer paso para administrar las cuentas por cobrar es la facturación básica. Las empresas tienden a comenzar apuntando a un ciclo de facturación particular. Quieren cobrar deudas dentro de un período de tiempo, tal como 30 días o dos meses. Con este objetivo en mente, las compañías envían las facturas por correo a los clientes que les deben dinero y les proporcionan las opciones de pago. Las instrucciones sobre el pago y las consecuencias se deben describir muy claramente en este paso.
Investigación de problemas de facturación
Cuando un cliente no paga la factura, la empresa debe investigar el problema. La mayoría de los problemas de facturación no se deben a que los clientes se niegan a pagar la factura, sino que se deben a un problema en particular. Es posible que el cliente no haya recibido el servicio prometido o que se le haya prometido un plazo de pago más largo del que era correcto. A veces las facturas carecen de la información necesaria o el pedido se realizó incorrectamente. En estos casos, la empresa debe corregir el problema para cobrar las cuentas por cobrar.
Pasos de la colección vencida
Cuando el cliente se niega a pagar, el negocio debe decidir cómo manejar estos pagos atrasados. La mayoría de las empresas tienen varios pasos claros que siguen. El primer paso puede ser una llamada telefónica, ya que se acerca el plazo para asegurarse de que el cliente pagará. Una vez que ha pasado la fecha límite, la mayoría de las compañías emiten otra factura y hacen una segunda llamada telefónica como advertencia. La compañía también puede decidir emprender acciones legales sobre los clientes, especialmente para deudas más grandes.
Contando las pérdidas
Cuando una empresa no piensa que alguna vez se pagará una deuda, trata de sacar la deuda de sus cuentas por cobrar. Muchos negocios venden deudas a agencias de cobranza por pequeñas cantidades. Sin embargo, el dinero perdido por el negocio todavía está presente, y las empresas registran esta deuda impaga como una pérdida en sus libros. Esto le permite a la compañía tomar una reducción de impuestos por todas las pérdidas al final del año.
