Mantener el papeleo adecuado para ayudar a que su negocio funcione sin problemas puede ayudarlo a evitar una auditoría de ingresos al final del año. Sin embargo, si se enfrenta a una auditoría de ingresos, la documentación presentada correctamente puede facilitar el proceso. Mantener todos sus recibos de compras, gastos, donaciones y estados de cuenta bancarios junto con cualquier extensión de impuestos presentada puede ayudarlo con el proceso de auditoría.
Ingresos brutos
Los ingresos brutos se derivan de la venta de sus bienes o servicios. Estos incluyen las cintas de su caja registradora, los comprobantes de depósito bancario, los libros de recibos, las facturas, los comprobantes de recibo de la tarjeta de crédito y cualquier 1099-MISC que haya pagado a contratistas independientes. Mantener estos documentos es necesario para ayudarlo a declarar sus impuestos más adelante para mostrar los ingresos de su negocio. Alternativas aceptables para el Servicio de Impuestos Internos (IRS) durante una auditoría si no tiene un recibo, como un cheque cancelado, es un estado de cuenta de la institución financiera con el número de cheque, el monto del cheque, el nombre del beneficiario y la fecha en que se publicó. por la entidad financiera. Si el pago se realizó mediante una transferencia electrónica de fondos (EBT), el estado de cuenta debe mostrar el nombre del beneficiario, la cantidad y la fecha en que la institución financiera transfirió la cantidad. Para las tarjetas de crédito, el estado de cuenta debe mostrar la cantidad cobrada, el nombre del beneficiario y la fecha en que se procesó la transacción.
Compras y Gastos
Toda compra comercial debe ir acompañada de un recibo en forma de comprobantes de tarjeta de crédito, facturas pagadas, cheques cancelados y recibos de caja registradora. Un gasto es una compra que realiza su negocio que no se revende como un bien o servicio, como muebles de oficina o computadoras. Guarde todos estos recibos en un lugar donde pueda acceder a ellos inmediatamente.
Estados de cuenta bancarios
Los estados de cuenta bancarios para el año fiscal deben presentarse con sus recibos, compras y gastos brutos. Las declaraciones respaldan lo que la empresa pagó y aceptó para el año fiscal. Un año fiscal fiscal es 12 meses consecutivos que terminan el último día de cualquier mes que no sea diciembre.
Declaración de impuestos de nómina
También se requerirá el monto que haya pagado a sus empleados como cheques o depósitos directos. La declaración de impuestos de nómina debe incluir todos los impuestos federales y locales, así como un informe de las retenciones de la cuenta de jubilación. Los impuestos sobre la nómina de los empleados deben mantenerse al menos durante cuatro años, que es el período de tiempo requerido por el IRS.
Mantenimiento de registros
El mantenimiento de registros sugerido por el IRS incluye llevar un talonario de cheques comercial, un resumen diario y mensual de sus recibos de efectivo, un registro o diario de cualquier desembolso de cheques, las compensaciones de los empleados y una hoja de trabajo de depreciación. Otra sugerencia del IRS es mantener su chequera comercial separada de su chequera personal. Esto se hace para mantener los gastos personales separados de los gastos del negocio. Mantenga todos los registros de su empresa al menos la cantidad mínima requerida por el IRS y todas sus declaraciones de impuestos presentadas anteriormente.
Empleados
Mantener un registro de todos sus empleados, tanto pasados como presentes, con sus números de Seguro Social, información de contacto y sus formularios I-9 y W-4 es un requisito del IRS. El formulario I-9 verifica que el empleado está legalmente capacitado para trabajar en los Estados Unidos. El formulario W-4 se completa para el Certificado de Asignación de Retenciones del Empleado, que le permite estimar cuánto retener del salario del empleado de la tabla en el formulario.
