Su sistema de facturación puede ser tan rudimentario como un bolígrafo y un libro de contabilidad o tan sofisticado como una computadora y un programa de software diseñado para gestionar todo, desde el cálculo de cargos hasta el envío de estados de cuenta. Dejando de lado la sofisticación, los conceptos básicos de facturación no han cambiado desde los tiempos bíblicos. Todavía hay un proveedor de servicios, un usuario del servicio y la tarifa que vincula la relación.
La facturación comienza con la gente
Su personal crea un perfil de cada cliente como el primer paso para diseñar un sistema de facturación individual para su empresa. El personal de datos recopila nombres, direcciones de facturación y términos según los cuales se cobran sus tarifas. Si un tercero, como una compañía de seguros, está involucrado, esa información también está protegida. Los clientes pueden pedirle que les facture directamente o coloque los cargos en una tarjeta de crédito.
Entrada de datos y verificación
La información proporcionada por los clientes se ingresa en un programa de software o se registra manualmente en un libro de contabilidad. La verificación de las puntuaciones de crédito y la cobertura de la compañía de seguros se puede realizar por teléfono o por acceso al sitio web. Es posible que su personal tenga que acceder a información confidencial como puntajes de crédito para crear un perfil completo para su sistema de facturación, ya que algunos clientes pueden desear pagar sus deudas en cuotas.
Codificando Cuentas
Ya sea que su empresa facture un servicio (una consulta) o una gran cantidad de servicios (consulta, tarifas de laboratorio, materiales y similares), establecer un sistema de codificación para clasificar cada servicio y producto es esencial para rastrear el dinero. Por ejemplo, a un paciente dental se le puede facturar una limpieza, pero la tarifa cobrada si el dentista realiza el procedimiento en lugar del higienista no es el mismo, por lo que se utilizan dos códigos para fines de facturación. Un código puede significar una corona de oro, mientras que otro representa la tapa de porcelana menos costosa. Los códigos cumplen una doble función, lo que le permite realizar un seguimiento de los costos y las categorías para que siempre sepa cómo gastar el tiempo y los recursos.
Las facturas son emitidas
Tiene un par de formas para configurar su sistema de facturación de citas. Algunos dueños de negocios facturan a cada cliente el mismo día de cada mes. Si no usa una computadora para manejar este trabajo, lo siguiente tiene sentido. Alternativamente, su sistema de facturación electrónica puede permitirle clasificar a los clientes por "fecha de servicio". Por ejemplo, un servicio del 10 de julio generará automáticamente un estado de cuenta el 10 de agosto utilizando ciclos de facturación estándar de 30 días. Su flujo de efectivo puede ser mejor servido enviando estados de cuenta dentro de los días de un servicio que se realiza. Puede utilizar tanto el correo postal como la facturación electrónica para facturar a los clientes.
Las facturas son rastreadas
Marcar las cuentas una vez que las fechas de vencimiento han llegado y se han ido es una parte importante del sistema de facturación de cada empresa. Los recordatorios de pago coordinados con el adjunto de tarifas "vencidas" son otro beneficio para mantener un sistema de facturación basado en computadora. Alternativamente, los miembros de su personal de contabilidad pueden usar un sistema de "archivo activo" que presenta una lista de las fechas de vencimiento que indican que las llamadas telefónicas les recuerdan a los clientes que deben pagar las facturas una vez que haya pasado la fecha de vencimiento.
Servicios de cobro, auditorías y intermediarios.
Es posible que prefiera manejar sus propios servicios de cobranza en lugar de utilizar una agencia externa para supervisar los problemas de falta de pago. Las prácticas periódicas de auto-auditoría detectan muchos tipos de irregularidades en el sistema de facturación. También puede afiliarse a un centro de intercambio de información configurado para ocuparse de todos los aspectos de su sistema de facturación, desde las verificaciones de crédito de los clientes hasta la emisión de facturas. Estos servicios no son baratos, pero si prefiere la facturación, la compensación puede valer la pena.
