Como empleador, debe conocer las leyes estatales y federales que estipulan el tipo de información que debe mantenerse en los archivos de personal. Algunos de los documentos de personal requeridos incluyen información de contacto personal para el empleado, estado del trabajo, información de nómina e información de desempeño.
informacion de Empleo
La información de empleo en un archivo personal generalmente viene en la forma de la solicitud de empleo o el papeleo de los nuevos contratados. El archivo también puede incluir una copia de la carta de oferta de empleo enviada al empleado y un recibo firmado por el empleado que reconozca que recibió una copia del manual del empleado de la compañía. Si bien el archivo de personal para un empleado debe incluir una fecha de nacimiento con el propósito de los beneficios, es ilegal obtener esta información para determinar si contratar o no a la persona.
Situación laboral
El estado de trabajo es la documentación legal que prueba que el empleado puede trabajar en los Estados Unidos. Como prueba del estado de trabajo, un archivo de personal del empleado debe incluir una copia de la tarjeta de seguro social del empleado. Si el empleado no es ciudadano de los Estados Unidos, se debe incluir un formulario I-9 completado (el equivalente a un formulario W-4 no estadounidense), una copia del pasaporte del empleado y una copia de la visa de trabajo del empleado. En el archivo de personal del empleado.
Nómina de sueldos
Otro componente principal de un archivo personal se refiere a la nómina. Un empleador debe mantener un formulario federal de impuestos W-4 actualizado. Junto con el formulario W-4, un archivo de personal también puede contener hojas de asistencia para los períodos de pago en los que trabaja el empleado. Si el empleado tiene dinero legalmente embargado de su salario, la orden judicial o copia de la estipulación también debe estar en el archivo de personal.
Información de rendimiento
Las evaluaciones de desempeño son otra parte integral de un archivo de personal de empleados. Estas pueden incluir copias de las metas profesionales del empleado y evaluaciones de desempeño escritas por el supervisor o gerente del empleado. Si es apropiado, el archivo de personal también contiene cualquier reprimenda o advertencia que el empleado reciba durante su tiempo con la compañía.
Información de impuestos estatales
Si el estado en el que opera su negocio tiene impuestos estatales, entonces debe mantener un formulario W-4 para retener impuestos. Al igual que en el formulario federal de impuestos W-4, el formulario estatal debe mantenerse actualizado y mantenerse en el archivo del personal del empleado como un registro de respaldo para las deducciones adecuadas del cheque de pago del empleado y en caso de una auditoría por parte del IRS o agencia tributaria estatal.
