El papeleo es un hecho de la vida en un negocio. Una estructura de proyecto de control de documentos proporciona una plantilla para la clasificación, procesamiento y mantenimiento de documentos. Los sistemas de control de documentos van desde planes de archivo de documentos manuales hasta el uso de tecnología de imágenes y sistemas de información para almacenar y catalogar documentos.
Identificación
El control de documentos combina las disciplinas de bibliotecología y administración de oficinas. Esto se refleja en la creación de las estructuras de archivos del proyecto. Similar a un catálogo, un sistema de control de documentos consiste en identificar documentos, asignar números de control y, en estructuras de proyectos más detalladas, niveles de clasificación y seguridad. Las empresas a menudo utilizan sistemas de imágenes que crean automáticamente estructuras de datos, lo que hace que sea más eficiente encontrar y localizar documentos utilizando tecnología informática.
tamaño
El tamaño de un sistema de proyecto de control de documentos puede variar. Por ejemplo, en un sistema grande, el control de documentos se puede clasificar en diferentes funciones, como servicios de archivo, servicios de retención de registros y servicios de conservación de documentos.
Efectos
Un plan estratégico de control de documentos efectivo incluye sistemas de auditoría para la clasificación y el manejo de documentos. Se puede consultar los procedimientos operativos estándar basados en las funciones de control de documentos para el mantenimiento adecuado de los documentos y los sistemas que admiten la gestión de documentos.
