Una junta directiva, como cualquier grupo de trabajo, necesita tiempo e información para absorber y considerar una nueva idea. Si usted es un jefe de departamento, un voluntario, un consultor o un miembro de la junta, se aplican algunas pautas básicas cuando se presenta una nueva idea. Dar una presentación concisa, anticipar posibles preguntas, proporcionar suficiente información para permitir la toma de decisiones y responder con prontitud a las inquietudes puede marcar la diferencia entre la aceptación y el rechazo de su propuesta.
Organiza la información de la manera más concisa posible. Esto significa proporcionar un resumen o una hoja de resumen en la parte superior de sus materiales, lo que permite a los miembros de la junta comprender la nueva idea y el empuje de su presentación en una sola lectura breve. El Plan de Negocios del Esquema que se muestra en Planware.org ofrece ejemplos de encabezados de temas principales que pueden constituir su hoja de resumen (ver Recursos). Personalícelos para ilustrar su idea propuesta y el plan de ataque. Personalice el esquema completo para que se ajuste a los detalles de su enfoque. Con un resumen de una página y un resumen de dos páginas, ha proporcionado a los miembros de la junta una visión general completa del problema, su investigación y sus soluciones sugeridas. Los materiales que siguen pueden ampliar los temas en el orden de su resumen. Esto permite a los lectores comprender la idea completa en una breve lectura y también ayudará a organizar su presentación para que se ajuste al tiempo asignado por la junta. Si se le dan unos minutos, revise el resumen; Con un tiempo más largo, repasar el esquema. Con mucho tiempo, está preparado para tratar en detalle problemas específicos. Esto demuestra tanto su capacidad para trabajar cooperativamente como su respeto por otros asuntos que la junta directiva debe llevar a cabo.
Presentar ideas en una variedad de formas. La entrenadora que habla en público, Patricia Fripp, observa que algunas personas recuerdan lo que escuchan, pero la mayoría de las personas recuerdan lo que ven. Si su idea implica la reasignación de recursos, personal adicional o mejora de la participación en el mercado, considere presentar esta información de manera sucinta con gráficos, tablas y diagramas. Los programas como Microsoft PowerPoint o la variedad de programas gráficos enumerados en Pure-Mac le permiten presentar información gráfica en forma pulida (ver Recursos). Proporcione soporte de impresión para gráficos, de modo que los miembros de la junta puedan revisar gráficos y tablas más adelante.
Anticipe y responda preguntas lógicas en sus materiales de presentación. Proporcione estimaciones de costos, programas de capacitación de muestra u otros datos para respaldar el éxito proyectado de su idea. En esta área, anticipar preguntas es muy diferente de defender tu idea del ataque. Evite las estrategias defensivas, como comentar que muchas personas piensan que la idea no funcionará o clasificar las preguntas lógicas como objeciones.
Responda a las preguntas no anticipadas con prontitud. Darle las gracias al interrogador por su comprensión y admitir que no tiene todos los datos o detalles en esa área puede ir acompañado por la promesa de tener respuestas dentro de una semana u otro período de tiempo lógico. Seguir y cumplir con la fecha límite. Informe a todos los miembros de la junta de las respuestas, no solo al interrogador. Esto muestra su capacidad de respuesta a las preocupaciones y su deseo de comunicarse de manera eficiente.
Prepárese para responder con flexibilidad a las sugerencias. Identifique las áreas donde su idea se puede modificar fácilmente y las áreas donde será difícil.Esto lo coloca un paso adelante para responder a las objeciones o inquietudes.
Proporcionar suficiente información de apoyo para permitir la toma de decisiones. Especialmente con nuevas ideas, los miembros de la junta directiva querrán revisar la información a su propio ritmo antes de comprometerse. Este proceso de revisión puede generar preguntas o inquietudes adicionales. Los materiales deben ofrecer una expresión completa de su idea sin ser tan abrumadores que impidan el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, los lectores necesitan las tres estimaciones de costos que obtuvo, junto con los nombres de compañías de posibles conductores de la encuesta; pero, en este punto, no están preparados para atravesar un amplio espectro de preguntas que pueden contener las encuestas o su correspondencia detallada con cada conductor. Un breve párrafo sobre su éxito y el marco de tiempo es adecuado; Un historial detallado de cada compañía se interpone en el camino de una decisión básica sobre si realizar o no una encuesta.
Termine su presentación agradeciendo a la junta por tomarse el tiempo para considerar su idea, independientemente de su respuesta inicial. Con suerte, volverá con más ideas y le agradeceremos una cordial bienvenida.
