Las empresas modernas pueden segmentar los mensajes para dirigirse a pequeños grupos de clientes o entregar instantáneamente noticias a grandes fuerzas de trabajo dispersas. Sin embargo, estas oportunidades no han hecho que las comunicaciones comerciales sean menos desafiantes que antes. Mientras que las organizaciones aprenden rápidamente las consecuencias de no comunicarse con los clientes y partes interesadas externas de manera efectiva, Las comunicaciones internas ineficaces pueden ser más difíciles de detectar hasta que sea demasiado tarde.
Problemas de preferencia
A los empleados les puede resultar difícil conciliar sus preferencias de comunicación con las de sus compañeros de trabajo. Un trabajador de mayor edad podría preferir comunicarse por teléfono, por ejemplo, mientras que su colega más joven confía en las comunicaciones electrónicas. Si el trabajador más joven responde a un mensaje de correo de voz por correo electrónico en lugar de devolver la llamada, el trabajador de mayor edad puede sentirse irrespetuoso.
Es mejor usar el método que prefiera su contraparte. Si su contacto en TI siempre responde a sus correos electrónicos rápidamente, pero le toma mucho tiempo devolver una llamada telefónica, responder a sus preguntas electrónicamente es la solución más eficiente.
Comunicar malas noticias
Decirle a su jefe que acaba de perder una cuenta clave no es fácil para la mayoría. Tampoco es fácil transmitir la noticia a un proveedor de larga data de que está cambiando su negocio a su competidor. Robert Bies, profesor en McDonough School of Business de Georgetown, señala que esto a menudo hace que las personas se demoren en contarle a la otra parte las malas noticias.
En lugar de eso, Bies sugiere una estrategia de comunicación múltiple para superar esos desafíos. Preparar a los interesados para las malas noticias de antemano.. Entregue las noticias con prontitud y honestidad, luego mitigue con posibles soluciones y cualquier aspecto positivo. Podría decir, por ejemplo, que tiene varios clientes potenciales en mente para reemplazar el negocio perdido que requeriría menos viajes para su fuerza de ventas
Consejos
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Algunos empleados pueden sentirse incómodos al comunicarse francamente con sus jefes debido a su posición dentro de la empresa o sus antecedentes. Las mujeres en particular pueden tener dificultades con esto, según la experta en lingüística Deborah Tannen.
Demasiado o no es suficiente
La cantidad de información para difundir entre los empleados y las partes interesadas externas es un desafío constante para los gerentes. Las noticias de miedo, como una reorganización, pueden llevar a reacciones fuertes si aparentemente salen de la nada. Al alertar a las personas en reuniones individuales o más pequeñas, un líder puede saber quién probablemente se opondrá a las noticias y cuáles son sus razones.
Por otro lado, un gerente también puede proporcionar demasiada información si la conclusión del mensaje es vaga o abierta. Anunciando que los despidos mayo venir en un futuro cercano, por ejemplo, conduce a la ansiedad y puede hacer que los empleados clave intenten tomar otros trabajos. También puede disminuir la productividad de la oficina si los empleados pasan su tiempo charlando y trabajando en sus currículos.
Las comunicaciones informales pueden resultar costosas
A diferencia de las conversaciones en el lugar de trabajo, las comunicaciones electrónicas dejan un registro escrito de lo que ocurrió. Un correo electrónico rápido puede resumir una conversación y proporcionar una confirmación valiosa en caso de que haya preguntas posteriores. Sin embargo, Mantener registros de tráfico de correo electrónico, software de chat y otras conversaciones informales en el lugar de trabajo. Puede ser un dolor de cabeza para quienes están en TI, sin mencionar el equipo legal. Las conversaciones aparentemente extrañas pueden resultar costosas. El Departamento de Justicia de los EE. UU., Por ejemplo, utilizó los comentarios de las salas de chat para ayudar a presentar su caso de manipulación de la moneda contra los principales bancos como UBS, Citigroup y J.P. Morgan Chase.
Gestión de proyectos
Un informe de 2013 del Project Management Institute encontró que por cada mil millones de dólares gastados en proyectos, $ 75 millones son riesgosos únicamente como resultado de comunicaciones ineficaces. Las brechas pueden ocurrir cuando no todas las partes interesadas tienen la misma comprensión de los beneficios del proyecto, o cuando el lenguaje utilizado para enviar mensajes no está claro. PMI te sugiere adapte sus comunicaciones para satisfacer las necesidades de cada grupo de partes interesadas. Una propuesta de proyecto para rediseñar un sitio web, por ejemplo, podría centrarse en los beneficios de alto nivel cuando se reúna con líderes de la compañía. Usaría un lenguaje más técnico y datos específicos cuando se presentara a las personas que tendrán que realizar el trabajo.
