La gestión de registros es una función imprescindible de las empresas, organizaciones sin fines de lucro, agencias gubernamentales, agencias sociales, médicas, comerciales, financieras, escuelas, colegios y universidades y todos los demás tipos de entidades que generan información que debe mantenerse durante un período definido de tiempo. Los hogares individuales también necesitan practicar una buena gestión de registros. La gestión de registros es, además, un proceso sistemático, organizado, planificado y controlado de gestión o seguimiento del ciclo de vida de los registros. Un registro puede ser un objeto de papel tangible o puede ser en formato digital o electrónico. Los registros se pueden mantener en documentos financieros, médicos, informativos, formales, documentos de oficina, nóminas, formularios gubernamentales y correos electrónicos entre cientos de otros tipos de registros. La gestión de registros aborda las tres fases del ciclo de vida de los registros: la creación o la recepción de un registro; el mantenimiento, almacenamiento seguro, recuperación o uso general de un registro; La disposición de un registro.
Creación de Registros
La creación o recepción de registros es lo que crea la demanda para la administración de registros. Ya sea una solicitud de empleo, una factura o un informe de control de inventario, una vez que se haya creado el registro, todas las demás operaciones o funciones de gestión para ese registro deben ser empleadas. Una función del proceso de administración de registros es determinar el flujo del registro una vez que se haya creado o recibido. ¿Quién tiene que ver el registro? ¿A dónde va el registro después de que todos hayan visto o actuado sobre el registro (como registrar un pago a cuenta)? ¿Quién es responsable de garantizar el almacenamiento seguro del registro? Todas estas preguntas necesitan respuestas bien comunicadas.
Mantener Registros
Mantener el registro implica desarrollar operaciones para almacenar el registro. Se deben tener en cuenta una serie de consideraciones al almacenar registros, que incluyen hacer que el registro esté disponible para su recuperación por aquellos que necesitan hacer referencia a la información o tener acceso a la naturaleza personal del registro. El otro lado de hacer que el registro esté disponible es denotar quién no puede tener acceso al registro. Cuando el registro está fuera de su almacenamiento, es vital para una buena gestión de registros contar con un sistema para determinar quién tiene el registro, dónde tiene el registro y cuándo tiene la intención de devolverlo. Asegurar la correcta devolución del registro también es una parte importante del sistema de administración de registros. El almacenamiento seguro de registros puede incluir el almacenamiento de copias digitales de cada registro fuera de las instalaciones en otra oficina o en una caja de seguridad en el banco. Los registros se deben almacenar en un lugar seco y fresco para evitar daños en papel o copias electrónicas. Los procesos de archivo son parte de la fase de mantenimiento de la gestión de registros. Determinar cuándo un registro es elegible para archivar es parte de la administración de registros. La selección de dónde se archivan los registros y la duración de los registros también forma parte de esta función. Algunos registros, como los registros históricos, pueden conservarse durante toda la vida y más allá de la empresa. Para las ciudades, estados y municipios, los registros históricos pueden tener que ser almacenados por un tiempo indefinido.
Disposición de registros
La disposición de los registros en el marco de tiempo adecuado es fundamental. La eliminación de la mayoría de los registros se debe completar mediante trituración. Las consideraciones para la eliminación incluyen determinar cuánto tiempo se debe almacenar el registro. El marco de tiempo para llevar registros depende de la naturaleza del registro. Algunos registros de almacenamiento están dictados por regulaciones gubernamentales como los registros de impuestos, algunos por los bancos para la gestión de préstamos y otros por directrices legales como los documentos de incorporación. También incluye determinar cómo se eliminan los registros, por ejemplo, la destrucción dentro de la empresa o la contratación de una empresa externa para destruir y el desarrollo de un sistema de seguimiento de la eliminación también puede ser útil. Indique qué registros por categoría se eliminaron, cómo se eliminaron y dónde puede ser beneficioso para la gestión de registros a largo plazo. Además, la implementación de un mecanismo de aprobación para la eliminación de registros puede ayudar a garantizar que todas las personas que necesitan saber sepan antes de destruir cualquier registro.
Otras consideraciones para la gestión de registros
Algunas otras opciones para adaptarse a un sistema de administración de registros incluyen la documentación y la comunicación de las políticas y procedimientos asociados con la administración de todos los registros, el desarrollo e implementación de mecanismos y procedimientos de control para cada fase de la administración de registros y el mantenimiento de los sistemas de administración de registros simple y fácil de comunicar y fácil administrar.
Recursos para la gestión de registros de aprendizaje
Hay cientos de recursos disponibles para aprender la administración efectiva de registros. Las escuelas técnicas, colegios y universidades, la capacitación en línea y los libros de referencia abundan en la librería local o en la librería universitaria que puede ayudar a desarrollar un sistema de gestión de registros eficaz y respetuoso de la ley. También siempre consulte con las regulaciones locales, estatales y federales con respecto a las reglas específicas para la administración de registros.
