El desarrollo de un completo sistema de administración de archivos para su restaurante lo ayuda a administrar empleados y negocios. Los sistemas de archivo dual son efectivos, particularmente si los archivos se almacenan en línea. Los archivos pueden almacenarse en una ubicación fácil de encontrar, como un gabinete de archivos de la oficina, y los archivos confidenciales de personal y financieros pueden protegerse. Se debe seleccionar un sistema de archivo de copia física en función del volumen de información archivada, mientras que un sistema de archivo en línea tiene más opciones.
Seleccione un sistema de archivo
Los archivos almacenados en línea pueden dividirse en categorías confidenciales y abiertas. La contraseña protege la información confidencial, como datos financieros o archivos de empleados. Los archivos a los que los empleados deben acceder de forma regular pueden almacenarse en una carpeta compartida bajo encabezados específicos, tales como proveedores, proveedores y mantenimiento. Los archivos almacenados en un gabinete pueden ordenarse alfabéticamente por tema, o para archivos de gran volumen, por tema con una subdivisión por categoría. Por ejemplo, un archivo de proveedor puede tener archivos alfabetizados individuales que identifican los nombres de los proveedores o sus compañías.
Finanzas
El desarrollo de un sistema de archivo que permita un fácil acceso a los informes financieros es esencial para las operaciones diarias, así como para los informes contables mensuales, trimestrales y anuales, y la preparación de fin de año y de impuestos. La información financiera debe almacenarse en un lugar seguro, como una caja de seguridad o en un archivo de computadora protegido por contraseña. Los documentos incluyen cuentas por pagar y por cobrar, nóminas, préstamos y líneas de crédito, auditorías internas y externas, registros de impuestos y recibos diarios. Clasifique los archivos en líneas de tiempo para que los que usted hace referencia regularmente, como los registros de ventas diarias, estén al alcance de la mano, y los que revise periódicamente, como los informes trimestrales, estén en la parte posterior del gabinete.
Empleo
Organice solicitudes de empleo en blanco y completas, materiales de orientación y capacitación, horarios de trabajo y cuentas escritas de los informes, quejas o amonestaciones de los empleados. Esto último es útil si un empleado presenta una queja con respecto a la terminación, discriminación o acoso. Si los archivos de un empleado contienen registros de salud y números de Seguro Social, clasifique los archivos en orden numérico y almacene la clave numérica en una ubicación diferente.
Vendedores
Divida los archivos de proveedores en categorías de alimentos, bebidas, cervezas, licores y suministros para restaurantes. Incluir archivos individuales para los proveedores actuales y los proveedores potenciales. Los archivos deben incluir copias de contratos, formularios de pedido, recibos, estructuras de precios, programas de entrega, nombres de contacto y números de teléfono. Puede guardar los archivos de los proveedores cerca de una puerta de entrega o en la oficina del gerente para una referencia fácil.
Seguro
Los archivos de seguros deben incluir copias de las pólizas y el nombre y la información de contacto del agente de seguros que representa cada póliza. Incluya un cuadro de renovación para indicar cuándo deben revisarse las políticas. Guarde una copia de los archivos de seguro fuera del sitio en caso de una emergencia.
Construcción y mantenimiento
Ya sea que la instalación del restaurante sea de su propiedad o esté alquilada, mantenga un archivo para los registros de mantenimiento y reparación. Incluya una lista de proveedores de servicios de limpieza, eliminación de basura, reciclaje, mantenimiento general, plomería y reparación eléctrica. Almacene la información para el mantenimiento de videojuegos, juke boxes o máquinas expendedoras. Al igual que los archivos de proveedores, el mantenimiento y los números de contacto de emergencia deben ubicarse en un lugar donde cualquier empleado pueda acceder rápidamente a ellos, como un puesto de azafatas, un cajero, detrás de la barra o en la cocina.
Salud y seguridad
Mantener un archivo dedicado a la documentación de seguridad y salud. Esto incluye una copia de los informes y citas del departamento de salud del restaurante, reglas escritas sobre las medidas de salud de los empleados, como el lavado de manos, el uso de guantes y redes para el cabello y las instrucciones detalladas de desinfección del equipo. Incluya también documentación de procedimientos relacionados con el manejo, preparación y almacenamiento de alimentos. Haga copias de las reglas y regulaciones pertinentes y publíquelas en lugares apropiados donde los empleados estén seguros de verlas.
Lesiones e incidentes
Cree un archivo para incluir informes de lesiones relacionadas con empleados y clientes. Documente a los testigos de cada evento y proporcione tantos detalles de apoyo como sea posible, incluida la causa de la lesión, la acción tomada después de la lesión y el resultado. Incluya copias de los informes policiales si se llama a las autoridades al restaurante por cualquier motivo.
