Cuando gasta su propio dinero en nombre de un cliente, un empleador, sus compañeros de trabajo o un socio comercial, puede y debe esperar recuperarlo.Los agentes de ventas, maestros, abogados y asesores financieros pueden incurrir en gastos comerciales reembolsables a diario. Estos gastos se eliminan de su margen de beneficio si no los contiene.
Envíe una carta de reembolso antes de gastar
A menos que la espera de una aprobación anticipada resulte en una oportunidad perdida, solicite un reembolso antes de gastar dinero. Hacer su solicitud por escrito le permite crear un presupuesto para el evento o proyecto y proporcionar una justificación anticipada de cómo y por qué gastar dinero ahora ahorrará dinero más adelante.
Ejemplos:
Estimado Allen Jeffries:
Mientras presentaba sus documentos de incorporación, me enteré de que la Comisión de Corporación de Arizona cobra una tarifa de $ 35 por procesamiento acelerado para reservar el nombre de la compañía que desea. Como discutimos en nuestra reunión el martes pasado, el nombre de su compañía "Wild Turkey Surprise" requiere una tarifa de procesamiento de $ 10 para reservarla para los próximos 120 días. Agregar la tarifa acelerada asegurará la reserva de nombre antes del viernes 11 de mayo en lugar del jueves 17 de mayo. El pago de la tarifa de procesamiento acelerado garantiza que usted sea el propietario antes de que Alphabet Sign Company haga la señal de neón que solicitó para el lado oeste de su restaurante. También nos da tiempo para recibir una respuesta de Warner Brothers para asegurarnos de que no consideren que el nombre sea una violación de sus marcas comerciales o derechos de autor.
Dado que el tiempo es importante, pagaré el costo del procesamiento acelerado si no recibo noticias suyas al mediodía de mañana y enviaré mi solicitud de reembolso junto con mi informe semanal de gastos habitual.
Sinceramente,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Per Diem etiqueta
El Servicio de Impuestos Internos establece que un viático cubre alojamiento, comidas y gastos imprevistos cuando el empleado viaja por negocios. Los empleados deben presentar un informe de gastos dentro de los 60 días, o el viático se convierte en salario sujeto a impuestos. El informe debe incluir la fecha en que se realizó el viaje, el objetivo comercial y la ubicación del viaje. El empleado también debe adjuntar los recibos de alojamiento. El pago completo de viáticos se vuelve sujeto a impuestos si su trabajador no presenta un informe de gastos.
Ejemplo:
A la atención de: Robert Morgan, Gerente del Departamento de Contabilidad
Querido Robert Morgan:
Se adjunta mi informe de gastos para marzo de 2018. Adjunté mis recibos por la estadía de tres noches planificada en Sandals en la isla de Sanibel entre el 5 y el 7 de marzo para nuestro seminario anual de capacitación en ventas. Agregué los cargos por las tres noches adicionales de alojamiento en Denver, Colorado, entre el 7 y el 12 de marzo, mientras lidiaba con la huelga salvaje en nuestra ubicación en el centro de la ciudad. También agregué los recibos para la limpieza en seco de mi traje después de que un delantero me arrojara un globo de agua lleno de pintura roja, así como una estimación del costo de un equipo nuevo. La tintorería no pudo eliminar todas las manchas. He incluido una cita de Men's Wearhouse, Ted's Clothiers y The Suit Depot para una nueva chaqueta, pantalones, camisa de vestir, corbata y zapatos, ya que todos ellos tenían un daño significativo.
Sinceramente,
James S. Corwin, Gerente de Ventas, Tienda # 3126, Phoenix, Arizona
Maestros
Muchas escuelas no reembolsan a los maestros los artículos de clase que pueden comprar. Sin embargo, los distritos escolares pueden cubrir al menos una parte de los costos de educación continua, incluido el pago de viajes, alojamiento, libros, tarifas de exámenes y materiales de estudio. Puede deducir hasta $ 250 por año en su declaración de impuestos si su distrito no le reembolsa. Consulte con su director y el superintendente de la escuela antes de gastar dinero.
Ejemplo:
Estimado Sr. Polk:
La clase de este año es 10 por ciento más grande que el año pasado, pero solo recibí 15 libros de texto en condiciones de uso para mis 33 estudiantes. Aunque tienes razón en que los estudiantes pueden compartir un libro en clase, no podrán estudiar juntos en casa. La impresión de todas esas páginas de libros de trabajo adicionales me hará revisar la asignación de papel para copias de todo el año antes del 30 de septiembre, y no me queda más remedio que comprar libros de texto nuevos o comprar más papel de copias.
Calculé que, incluso si todas las páginas se imprimen sin errores, necesitaré 32 resmas adicionales de papel de copia entre el 1 de octubre de 2018 y el 31 de mayo de 2019. A precios masivos, se me cotizaron $ 4 por resma, por un total de $ 128. Dado que la mayoría de los padres ya pagan $ 65 por año en cuotas escolares, creo que sería una carga pedirles que paguen por las copias cuando sus hijos ya deberían tener libros de texto. Estoy dispuesto a comprar el papel yo mismo siempre que el distrito escolar me lo pague en algún momento. Para comparar, he incluido los precios de Staples, Office Depot y Walmart.
Sinceramente,
Angel Harris, Grado 5 Ciencias, Escuela Intermedia Rolling Hills
Compañeros de trabajo
Si le presta dinero, herramientas o suministros a un compañero de trabajo, debe acordar de antemano si se trata de un regalo o un préstamo. La mayoría de los compañeros de trabajo harán un esfuerzo para equilibrar los libros, pero algunos pueden olvidarse de su generosidad a menos que solicite el reembolso. Si hizo un acuerdo por escrito de algún tipo, tendría un respaldo para un caso de reclamos menores si fuera necesario. Si su acuerdo fuera verbal y privado, sin nadie más presente, tendría poca suerte de que le devolvieran su dinero o propiedad.
Ejemplos:
Ejemplo de carta para el reembolso de gastos con un acuerdo previo por escrito:
Querido Bob:
Cuando compré su pase de tránsito para marzo, entendí que me pagaría o me compraría un pase para abril. Adjunté una copia del acuerdo de reembolso que firmó antes de comprar su pase. Por favor, pague los $ 62 este viernes o tendré que agregar un cargo por retraso de $ 5. Gracias por cuidar de esto lo antes posible.
Sinceramente,
Roland
Formato de carta de reembolso sin acuerdo previo por escrito:
Querido Zach:
Los tres almuerzos que te compré la semana pasada totalizaron $ 39.20. Por favor pague al menos la mitad de ese viernes y el resto antes del 24 de abril. Entiendo que estás luchando, pero usé parte del dinero del combustible de esta semana para comprar esas comidas para ti. Gracias por atender el problema de inmediato.
Su miembro del equipo,
Janet
