La mayoría de las empresas utilizan presentaciones comerciales cuando se comunican con un grupo. Pero pueden variar en función del propósito de la presentación. Algunos intentan simplemente informar o capacitar a los empleados, mientras que otros pueden determinar una estrategia comercial a largo plazo. Otros pueden determinar el éxito de un lanzamiento de un nuevo producto.
Informativo
Si bien todas las presentaciones proporcionan información, las presentaciones cuyo único propósito es educar se consideran presentaciones informativas. Estos pueden incluir resúmenes de planes de marketing o informes de estado, y generalmente comienzan con una declaración de misión general o una meta, seguidos de detalles y planes de acción. Las presentaciones de capacitación también se incluyen en esta categoría e incluyen información que el destinatario debe aprender para cumplir los objetivos de la empresa. Por ejemplo, un representante de ventas necesita conocer las características del producto para vender con confianza en el mercado.
Persuasivo
Comunes en la administración media y alta, las presentaciones persuasivas buscan convencer a la audiencia para que apoye un cierto punto de vista. A menudo, primero describen un objetivo o problema de la empresa, seguido de un análisis de la situación: declaraciones que detallan el estado actual de las cosas. El presentador sigue con varios escenarios y soluciones, presentando los pros y los contras de cada uno. De una manera organizada, la presentación llevará a la audiencia a esa solución preferida por el presentador, utilizando hechos y ejemplos de situaciones comerciales similares. Dicha presentación puede proponer que una empresa introduzca un nuevo producto o servicio o amplíe la planta y el equipo. Las presentaciones motivacionales también están en esta categoría, ya que buscan convencer a la audiencia para que actúe de cierta manera.
Grupo
Las presentaciones grupales comunican efectivamente los hallazgos de un equipo. Tienen una estructura informativa, pero también buscan convencer a la audiencia para que acepte nuevas estrategias y programas. Varios expertos en la materia organizan la presentación y se comunican con la audiencia como un "equipo de etiqueta". Estos se utilizan a menudo en grandes reuniones corporativas donde un alto ejecutivo presentará la dirección corporativa general seguida por una serie de miembros del personal que presentan estrategias detalladas.
Ayudas a la presentación
Muchos presentadores de hoy utilizan programas informáticos como PowerPoint y Flash para mejorar sus presentaciones. Pero la pizarra simple también puede aumentar las presentaciones al capturar comentarios y preguntas de la audiencia. Muchos emplean ambos. Los estudios muestran que las audiencias recuerdan alrededor del 20 por ciento de lo que escuchan, pero eso aumenta a 50 por ciento si también "ven" algo. La investigación también muestra que si la audiencia participa en la presentación o simula la experiencia, la tasa de retención aumenta aún más. Las presentaciones de PowerPoint son simples, baratas y fáciles de editar y son una herramienta visual efectiva. Las presentaciones flash, aunque son más caras, pueden ayudar a la audiencia a experimentar la presentación a través de extractos de video.
