Generar y enviar facturas puede llevar mucho tiempo. Aún así, no es un proceso que deba omitirse o ignorarse. Una factura debidamente diseñada ayuda a que una empresa reciba su pago y brinda protección legal para ambas partes. Si alguna vez es auditado por el Servicio de Impuestos Internos, su sistema de facturación puede corroborar los ingresos reportados.
Fundamentos de la factura
Cuando un vendedor quiere recibir un pago por bienes o servicios, envía una factura. Una factura es un documento que detalla los componentes financieros de una transacción comercial. Una factura incluye el nombre y la información de contacto del comprador y el vendedor, una descripción de los servicios o bienes prestados, el costo por artículo y el monto total adeudado. Las facturas también suelen incluir una fecha de vencimiento del pago, un número de factura y un método de pago preferido.
Ser pagado
Las facturas ayudan a una empresa a recibir el pago completo y al pago puntual. Puede ser difícil recibir el pago sin una factura adecuada. Las empresas suelen exigir la recepción de una factura detallada antes de desembolsar los pagos. Los términos de pago pueden ayudar a una compañía a cobrar cuentas por cobrar rápidamente. Por ejemplo, una compañía puede decir que el pago se debe realizar una vez recibido, dentro de los 30 días posteriores a la recepción o al recibo de 60 días. Incluir una política de cargos por demora en una factura, por ejemplo, que los pagos atrasados están sujetos a una tarifa de $ 20, también puede ayudar a garantizar un pago rápido.
Establecimiento de derechos legales
Las facturas proporcionan evidencia de que los productos y servicios se entregan y establecen el derecho de pago de una compañía. En el caso de que un cliente no pague, una empresa puede usar contratos y facturas para demostrar legalmente a un tribunal de justicia que se le debe un pago. Asimismo, la empresa puede guardar copias de las facturas y los montos pagados a contratistas y proveedores para establecer que cumplió con su obligación contractual de pago.
Pruebas de auditoría
Incluso si hace todo bien, siempre existe la posibilidad de que su negocio pueda ser auditado por el IRS. Durante una auditoría, el IRS quiere asegurarse de que haya informado correctamente todos los ingresos que recibió durante el año. Si tiene un sistema organizado de facturas numeradas secuencialmente, el IRS tiene más confianza en que ha informado los ingresos en forma completa y correcta. Si las facturas son erráticas o inexistentes, la carga de la prueba recae en usted para demostrar que no está ocultando ningún ingreso.
