Uno de los principales objetivos asociados con la administración financiera de su empresa es garantizar que los clientes reciban facturas oportunas por los productos y servicios que compran. Dependiendo de su método contable, puede utilizar pedidos de compras, recibos de ventas y facturas para solicitar, recibir y registrar pagos de productos y servicios.
Órdenes de compra
Una orden de compra es completada por un comprador y se envía a un vendedor para solicitar la compra de productos o servicios. El comprador utiliza la orden de compra para especificar el número de artículos, los tipos de servicio y los precios asociados con la compra. Una orden de compra es un contrato que obliga al comprador a compensar al vendedor por los productos y servicios enumerados en el documento una vez que el vendedor los proporciona. El comprador inicia la transacción emitiendo la orden de compra.
Recibos de ventas
Un recibo de compra es un documento que muestra el comprobante de pago una vez que el comprador compra bienes y servicios de un vendedor y lo compensa por esas compras. A diferencia de una orden de compra, un recibo de compra no se emite para compras futuras previstas, sino que se emite solo cuando un comprador proporciona el pago de bienes y servicios. Siempre se emite un recibo de compra del vendedor al comprador en el momento del pago.
Facturas
Una factura es una factura que detalla los bienes y servicios que un comprador compró o que comprará. Una factura es similar a una orden de compra, pero es iniciada por el vendedor y es emitida al comprador. Una factura del cliente describe el precio, la cantidad y los detalles asociados con la transacción. Cuando un comprador recibe la factura, realiza un acuerdo contractual para pagar los productos y servicios que compró al vendedor.
Correcciones
Debido a un error humano, pueden ocurrir problemas con órdenes de compra, recibos de ventas y facturas. Con cada forma de documentación, es posible corregir, negociar y modificar los detalles. Si hay un error, un vendedor puede ponerse en contacto con el comprador, o viceversa, para discutir las discrepancias y emitir documentos revisados. Las órdenes de compra, recibos de ventas y facturas se tratan igual cuando se trata de hacer correcciones.
