La moderna tecnología de oficina hace que la premisa de la oficina sea menos relevante a medida que mejora la cobertura y el rendimiento del acceso a Internet. El entorno de oficina moderno es más acerca de lo que puede hacer en lugar de donde lo hace. La nueva tecnología está cambiando el alcance de lo que se considera una oficina. Las oficinas adoptan inevitablemente nuevas tecnologías que hacen más trabajo con menos personas, y existe la presión de mantener una imagen moderna y profesional al estar al tanto de las últimas tendencias tecnológicas.
Ahorro de tiempo a través de la eficiencia y la automatización
Al utilizar la tecnología de oficina moderna, los trabajadores dedican menos tiempo a las tareas de rutina, lo que los libera para proyectos adicionales. Los trabajadores expertos en computación exploran las prácticas de automatización de computadoras, reduciendo el tiempo empleado en tareas frecuentes y repetitivas. Por ejemplo, los empleados ahorran tiempo al formatear documentos usando plantillas. Alguien puede mejorar exponencialmente la eficiencia al compartir una plantilla con otros trabajadores a través del acceso remoto al servidor, el almacenamiento en la nube y el correo electrónico desde cualquier lugar donde haya cobertura celular. Los servicios como Google Drive, iCloud y Microsoft Azure son soluciones prácticas para organizar y compartir plantillas de uso frecuente, hojas de cálculo compartidas y documentación relacionada con el trabajo. El intercambio organizado en la nube elimina la necesidad de una persona intermediaria que comparte datos.
La ubicación es irrelevante; Los ahorros son compartidos
Los trabajos que involucran a un trabajador sentado en una terminal de computadora todo el día generalmente no necesitan realizarse en una ubicación específica. Las nuevas tecnologías de comunicación no solo hacen posible el trabajo desde casa y el camino, sino que también son perfectos. Si hace su trabajo en una computadora portátil, puede hacerlo de la misma manera desde el cubículo de su oficina o desde la mesa en una habitación de hotel. Una fuerza de trabajo remota contribuye beneficios para el empleador y el empleado. Según Business Week, las empresas ahorran hasta $ 8,000 al año por cada empleado de teletrabajo. Las oportunidades de teletrabajo amplían el grupo de candidatos de la empresa porque la ubicación no es un gran problema. Los empleados de teletrabajo pueden ahorrar sustancialmente en los costos de transporte, ahorrar tiempo cada día al no viajar y tener un tiempo más fácil para hacer malabarismos con la vida familiar.
Las opciones de comunicación siguen creciendo
Los chats de video en línea y pixelados en la sala de conferencias son cosa del pasado: las conexiones de banda ancha y de Internet móvil son lo suficientemente rápidas para manejar flujos de video simultáneos sin atar a las personas a ubicaciones físicas. Los servicios de videoconferencia como Skype son excelentes para celebrar reuniones sin tener participantes en el mismo edificio. Las redes sociales son una vía alternativa para la comunicación con el cliente: una fuerte presencia en las redes sociales puede contribuir en gran medida a reforzar los resultados. Además, la tecnología como VoIP reduce los costos al deshacerse de la necesidad de líneas fijas. Aferrarse a la vieja tecnología durante mucho tiempo puede causar problemas. Por ejemplo, el servicio de pedidos de alimentos GrubHub se topó con algunos restaurantes que aún recibían pedidos en las máquinas de fax.
Redundancia de datos práctica
Incendios en la oficina, terremotos y fallas en el disco duro pueden causar estragos en los registros de una oficina. La redundancia de datos a través de los servicios en la nube y el almacenamiento remoto puede ahorrarle a una empresa mucha angustia y dinero. El almacenamiento de datos en un servidor remoto también hace que sea práctico para los trabajadores compartir grandes cantidades de información independientemente de la ubicación. Por ejemplo, los profesionales médicos pueden usar bases de datos masivas de la historia del paciente para estudiar dolencias y desarrollar nuevos tratamientos. Las bases de datos de la nube y los servidores también pueden ahorrarle dinero a una empresa al consolidar productos y servicios.
