Para aprovechar las regulaciones del Servicio de Impuestos Internos con respecto a las becas, una organización debe solicitar una aprobación previa, antes de otorgar el dinero de la subvención. Establecer becas conforme a las reglas del IRS implica establecer procedimientos de selección de becas que cumplan con los requisitos, proporcionar toda la información solicitada y presentar documentos en la agencia tributaria federal.
Definiciones del IRS
Las instrucciones y regulaciones en las publicaciones oficiales del IRS que proporcionan pautas para establecer apropiadamente las becas se refieren repetidamente a subvenciones. La definición de "subvención" del IRS incluye becas. En las directivas de la agencia a empresas, organizaciones e individuos para solicitar la aprobación anticipada de subvenciones, esto también significa becas y pasantías, entre otros gastos.
Necesidad de aprobación anticipada
Si se otorga una subvención a una persona para financiar la educación o el viaje antes de obtener la aprobación del IRS de los procedimientos de subvención de la organización, el dinero de la subvención se trata como un gasto sujeto a impuestos según las regulaciones del IRS.
Ganando la aprobación
Las becas deben otorgarse de forma no discriminatoria a los beneficiarios, y los procedimientos objetivos utilizados en el proceso deben confirmarse para obtener la aprobación del IRS. El IRS también requiere que la organización elija a los beneficiarios con más probabilidades de tener éxito en la actividad financiada y que supervise a los beneficiarios de las becas para determinar si se han cumplido con las obligaciones. El IRS estipula que no existe un prototipo para la metodología que una organización elige cumplir con estas pautas: Cada organización puede desarrollar sus propios procedimientos para establecer y otorgar fondos para becas siempre que los resultados finales se adhieran a las regulaciones federales.
Programas de la empresa
Los programas de becas creados por empresas para otorgar premios a empleados o familiares de empleados se tratan de manera algo diferente según las reglas del IRS. Para establecer un programa de becas de este tipo, la compañía también necesita buscar una aprobación previa. Además de cumplir con los requisitos del IRS que rigen todos los programas de subvenciones, la compañía debe cumplir con regulaciones adicionales. Estos incluyen adherirse a los principios de basar los premios en el avance educativo para los destinatarios y no como una compensación adicional para empleados seleccionados. Un comité independiente debe elegir a los destinatarios, y las becas no se pueden usar como parte de los paquetes de beneficios para empleados.
Archivando el papeleo
Las organizaciones que buscan la aprobación anticipada exenta de impuestos para un programa de subvención pueden presentar el Formulario 8940 del IRS - Solicitud de determinación miscelánea. Una vez que una organización obtiene la aprobación anticipada de un sistema de premios por parte del IRS, la entidad tiene la libertad de aplicar los mismos estándares y procedimientos a los programas de subvenciones adicionales sin buscar la aprobación previa del IRS.
