El nombre formal de una carta de la lista de ofertas es una "carta de presentación de la propuesta". Este tipo de carta debe escribirse de manera sucinta y mantenerse en un máximo de dos páginas. Desarrolle una Solicitud de propuestas para describir los parámetros del proyecto, los resultados esperados, los cronogramas y los hitos en detalle. El propósito de la carta de presentación es llegar a las principales descripciones y requisitos en una sinopsis.
Artículos que necesitarás
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Software de procesamiento de textos
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RFT (opcional)
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Enlaces al sitio web para RFP, Aplicación (opcional)
Abra la carta con un breve saludo y anuncie el título del proyecto de oferta. Cree un encabezado con la etiqueta "Descripción" después del saludo de apertura. Utilice este encabezado para describir brevemente el trabajo en tres párrafos o menos, para que se vea más como una declaración de resumen. Incluya un número de trabajo para el proyecto.
Cree un encabezado titulado "Especificaciones". Utilice esta área para detallar requisitos tales como especificaciones técnicas relacionadas con el tamaño, las necesidades eléctricas, la ubicación y otra información pertinente que los licitadores deberán conocer para proporcionar una estimación precisa.
Cree un encabezado denominado "Calificaciones". Use esta sección para describir las calificaciones requeridas para los oferentes, como tener un número mínimo de años en el negocio, el tipo (s) específico (s) de licencia (es) requerido (s), la capacidad de demostrar los montos de cobertura de seguro adecuados y el tipo (s) de seguro que el trabajo puede requerir. Las preferencias estatales otorgadas a empresas pertenecientes a minorías o mujeres (si corresponde) y cualquier otro lenguaje legal obligatorio que su empresa o departamento requiera que se indique en todas las cartas de licitación.
Etiquete un encabezado titulado "Presupuesto" para el trabajo (si corresponde). Ingrese la cantidad máxima para el proyecto para que todos los solicitantes estén al tanto de la cantidad máxima de su presupuesto.
Haga un encabezado con la etiqueta "Entregables" y escriba una breve declaración con respecto a los entregables esperados del trabajo que deben cumplirse. Informe a los prospectos que se incluirá una declaración detallada de los entregables en la RFP completa para el trabajo.
Escriba un encabezado titulado "Fecha límite" y debajo del encabezado indique la fecha de finalización requerida. Incluya un desglose de las fechas de los hitos (si corresponde) o deje los detalles de los hitos para la RFP.
Cree un encabezado de "Muestras" (si corresponde) y especifique cómo los licitantes deben enviar muestras de trabajos anteriores, como a través de fotos digitales electrónicas en formato JPEG o GIF o como un archivo adjunto junto con su solicitud formal.
Cree un encabezado de "Referencias" y especifique el número de referencias requeridas y el tipo de información de contacto que necesita, como un nombre, título, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
Inserte un hipervínculo en la carta para que los solicitantes puedan vincularse a una solicitud formal en línea, y un hipervínculo separado para la RFP (si es necesario). Agregue un enlace para su sitio web e incluya la solicitud de propuesta y la solicitud en su sitio web, que se puede formatear como un PDF para que los solicitantes lo carguen en su computadora.
Consejos
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Indique una fecha para una sesión de preguntas y respuestas para un trabajo de gran presupuesto, y para minimizar la cantidad de teléfonos de seguimiento y correos electrónicos que pueda recibir para que pueda responder preguntas al mismo tiempo. Incluya un nombre de contacto e indique si los oferentes deben usar el teléfono o el correo electrónico para enviar preguntas adicionales.
