El conjunto completo de estados financieros de su compañía incluye un balance general, un estado de resultados y un estado de flujo de efectivo. Combinados, responden preguntas clave sobre su salud financiera. ¿Su empresa está llevando demasiadas deudas? ¿Qué tan rentable es? ¿Cuánto efectivo tienes a mano? Los cinco elementos de los principales estados financieros son activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.
Los cinco elementos definidos
Los cinco grandes son los elementos esenciales de la posición financiera de su negocio. Juntos muestran qué tan bien está haciendo su empresa.
Los activos son todo lo que posee su empresa que generará beneficios económicos a través de múltiples períodos contables, por ejemplo; Edificios, equipos de fabricación, patentes, efectivo, cuentas por cobrar y terrenos. Los activos son diferentes de, digamos, la electricidad, que genera un beneficio económico pero se consume de inmediato. Su factura de energía es un gasto, no un activo. Los suministros pueden ir en cualquier dirección. Los suministros son activos hasta que se usan y un gasto cuando se usan.
Los pasivos son todo lo que está obligado a pagar a una persona, empresa o gobierno. Las cuentas por pagar, los impuestos por pagar y los salarios por pagar son todos pasivos. A diferencia de los gastos, que se restan de sus ingresos en los estados financieros, los pasivos se restan del valor total de sus activos. Lo que queda es la equidad de los propietarios.
La contabilidad define la equidad de diferentes maneras. El patrimonio de los propietarios es la cantidad que los propietarios invierten en una empresa, más las ganancias retenidas, que es el dinero que la empresa gana y no gasta ni distribuye como dividendos. La equidad también se define como parte de la ecuación del balance: reste los pasivos totales del valor total de los activos y verá lo que vale la equidad del propietario. Si la empresa tiene una gran cantidad de deudas o sus activos pierden valor, el patrimonio en el balance general puede ser inferior al que aportaron los propietarios.
Los ingresos son los ingresos que la empresa genera durante el período cubierto por el estado de cuenta. Los ingresos operativos provienen de la empresa que vende bienes o servicios. Los ingresos no operativos provienen de otras fuentes, como los intereses sobre préstamos o el rendimiento de las inversiones. Si su contabilidad se ejecuta en efectivo, usted reporta los ingresos cuando recibe el pago. Si utiliza la contabilidad de base devengada, registra los ingresos cuando los obtiene. Si, por ejemplo, realiza un trabajo de $ 1,000 para un cliente a crédito, registre los $ 1,000 tan pronto como se complete el trabajo.
Un gasto, la otra cara de los ingresos, es el dinero que gasta para ganar dinero. Renta, utilidades y salarios son todos gastos. La depreciación, que es la pérdida de valor de un activo a medida que envejece, también es un gasto. El costo de los bienes vendidos es una categoría de gasto que cubre los gastos relacionados con la provisión de los artículos o servicios que vende, como mano de obra, materiales y horas facturables. Si utiliza la base devengada, informa los gastos tan pronto como debe el dinero, no cuando paga la factura; La base de efectivo reporta el gasto cuando se paga la factura.
Elementos de la posición financiera
Los cinco elementos de los estados financieros interactúan y se afectan entre sí. Los ingresos y gastos, por ejemplo, son los componentes de la cuenta de resultados. Cuando prepara un estado de cuenta trimestral, la parte superior del estado de cuenta muestra sus ingresos netos de ventas. De este total, resta los gastos y luego suma los ingresos no operativos y los gastos no operativos. El resultado de este cálculo es su ingreso neto, que le indica qué tan rentable fue su empresa para ese período. ¿Sus ingresos superaron sus gastos? ¿Por cuanto? ¿Fue el ingreso operativo más significativo que el ingreso no operativo? Estas preguntas se responden a medida que revisa su cuenta de resultados.
Sin embargo, los ingresos informados en el estado de resultados pueden no haberse cobrado o los gastos pueden no haberse pagado. Ahí es donde entra en juego un estado de flujo de efectivo. A diferencia del estado de resultados basado en el devengo, un estado de flujo de efectivo se enfoca solo en cambiar de manos. Por ejemplo, los pagos de los clientes afectan el flujo de efectivo y, a la inversa, las cuentas por cobrar no lo hacen. Una forma de crear el estado de flujo de efectivo es tomar el estado de resultados y eliminar cualquier ingreso que no haya cobrado y los gastos que no haya pagado. Si dirige su negocio utilizando contabilidad de efectivo, no necesita un estado de flujo de efectivo separado.
Los ingresos también afectan el balance. Supongamos que ingresa $ 475,000 durante el trimestre, con gastos de $ 250,000. El ingreso neto de $ 225,000 se suma a sus activos y se contabiliza en cuentas por cobrar o en efectivo, según cómo se pagó. A medida que aumenta el valor de los activos, también lo hace el patrimonio de los propietarios.
Por qué importan los cinco elementos
Los estados financieros son fundamentales para evaluar la salud financiera de su empresa. El estado de resultados muestra sus ingresos y gastos para el mes, trimestre o año. Si estás corriendo en rojo o las ganancias son escasas, eso podría ser una señal de advertencia de problemas financieros por delante. El estado de flujo de efectivo muestra la cantidad de dinero que tiene disponible. Incluso si es rentable, necesita dinero en efectivo para pagar la factura del agua o a sus empleados. El balance general es una instantánea de sus activos, pasivos y patrimonio al final del periodo sobre el que se informa.
La forma en que las declaraciones representan los cinco elementos (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos) proporciona información para cualquier persona dentro o fuera de la empresa que esté preocupada por su salud financiera. La información puede llevar a más preguntas, por ejemplo, si los ingresos son más bajos en este trimestre que en el trimestre anterior, ¿existe algún problema? Si la hoja de balance muestra pasivos significativos, ¿es una señal de que ha asumido demasiada deuda? Si los ingresos son altos, pero entra poco dinero en efectivo, ¿necesita hacer que los clientes paguen más rápidamente? ¿Lo estás haciendo significativamente mejor o peor que el promedio en tu industria?
¿Por qué son importantes las auditorías?
Hay muchas maneras en que una compañía puede modificar los cinco elementos para que el negocio se vea financieramente sano en los estados financieros cuando en realidad está luchando:
- Hacer ventas que nunca sucedieron.
- Informe los ingresos antes de que lo haya ganado.
- Exagerar el valor de los activos.
- Reclamar activos que no existen.
- Crear gastos falsos para encubrir la malversación. Por ejemplo, un gerente registra una compra de $ 5,000 que nunca sucedió. En cambio, el dinero se fue directamente a su propio bolsillo.
Las empresas exitosas implementan controles para evitar este tipo de informes fraudulentos. Si cada compra grande requiere que dos personas lo firmen, por ejemplo, es más difícil que una persona cometa un fraude. Sin embargo, no todas las compañías hacen esto. Esa es una de las razones por las que los estados financieros son auditados. Otra es que las prácticas contables estándar se han vuelto cada vez más complejas, lo que facilita que los errores o el fraude se deslicen. Tener declaraciones anuales auditadas es obligatorio si usted es una empresa que cotiza en bolsa.
Las declaraciones auditadas son caras porque son exhaustivas. Primero, el auditor estudia su compañía y observa posibles errores o fraudes en los elementos de la posición financiera. A continuación, prueban tus controles internos. Si parece que sería extremadamente difícil para alguien compensar gastos o generar ingresos ficticios, el auditor no tiene que ser tan exhaustivo. Sin embargo, si sus controles son descuidados, la auditoría se vuelve más difícil.
- ¿Existen los activos que reporta en el balance general?
- ¿Es exacto el saldo en cuentas por cobrar?
- ¿Sus estados de cuenta bancarios confirman los activos en efectivo que dice que tiene?
- ¿Sus acreedores confirman que los pasivos en el balance general son precisos?
- ¿Son correctos los gastos reportados en el estado de resultados?
Después de que el auditor revise los cinco elementos y la forma en que los ha informado, recibirá la opinión del auditor:
- Una opinión no calificada suena mal, pero en realidad son buenas noticias. El auditor dice que sus declaraciones están bien, sin reservas.
- Una opinión calificada dice que sus estados financieros son en su mayoría buenos, pero no se pudo verificar alguna información.
- Una opinión adversa dice que hay problemas serios que necesitan ser arreglados.
- El descargo de responsabilidad de un auditor dice que no es posible formarse una opinión. Esto podría deberse a que faltaban demasiados documentos para confirmar que los elementos son precisos, o que su equipo de administración se negó a cooperar.
