Si usted es propietario de un negocio, es importante mantener una lista actualizada de su inventario. Los artículos de inventario se consideran activos comerciales y deben aparecer como tales en sus registros financieros. También necesita esta información para calcular con precisión cuánto seguro necesita en caso de robo, incendio, inundación u otro incidente que pueda afectar su inventario. Si ocurre un incidente, su lista de inventario lo ayudará cuando presente un reclamo de seguro.
Artículos que necesitarás
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Computadora
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Software
Decida qué tipo de software de computadora desea utilizar para registrar y actualizar su inventario. Muchas empresas utilizan una hoja de cálculo de Excel para enumerar sus artículos de inventario.
Ingrese información tal como una descripción de cada artículo; cantidades de artículos; números de serie en el equipo; el nombre del fabricante; precio de compra; y fecha de compra. Cada tipo de negocio tendrá diferentes cosas para incluir. Una oficina de abogados solo puede tener equipo de oficina; una empresa de construcción podría tener bulldozers, camiones, remolques y herramientas; una tienda de comestibles podría tener cajas registradoras, estanterías, refrigeradores, congeladores y los productos alimenticios que venden. Es posible que una tienda o empresa grande necesite inventariar artículos diariamente; Es posible que una pequeña oficina solo necesite realizar un inventario del equipo una vez al año. No todo tiene que ser inventariado. Los suministros de oficina, como papel, bolígrafos y clips, no necesitan ser inventariados (a menos que tenga una tienda de suministros de oficina). Como regla general, debe hacer un inventario de todo lo que incluiría en un informe de seguro.
Incluya copias escaneadas de los recibos de su compra original en los registros de su computadora.
Incluya copias escaneadas o digitales de fotografías de su inventario en los registros de su computadora. Por ejemplo, tome fotos de computadoras, copiadoras, automóviles, camiones, joyas (si posee una joyería), maquinaria, etc.
Guarde los registros de su computadora en un lugar seguro donde se requiera una contraseña para acceder. Solo proporcione la contraseña a aquellos en quienes confíe con esta información.
Asegúrese de tener una cantidad de copias de su inventario fuera del sitio en un lugar seguro. Proporcione una copia electrónica de su inventario a su abogado, contador y agente de seguros.
Considere obtener una caja de seguridad en su banco donde pueda guardar copias impresas y electrónicas de su inventario.
