Una matriz de distribución de documentos le proporciona una referencia visual para determinar cómo comunicarse con una amplia gama de personas. Estas matrices son útiles en negocios, escuelas y cualquier otra organización que se comunique a través de documentos impresos o computarizados. Las herramientas computarizadas de hojas de cálculo, como Excel, Numbers, 1-2-3 o Calc, son las mejores herramientas para crear una matriz de distribución de documentos, pero puede usar cualquier software que le permita crear tablas. Si su organización es pequeña, puede dibujar su matriz a mano.
Inicie un nuevo libro de trabajo en su programa de hoja de cálculo o configure una nueva tabla en un programa de procesamiento de textos. Los programas de hojas de cálculo pueden manejar más datos que tablas, así que elija ese formato si tiene la opción.
Enumere todos los tipos de documentos que utiliza para su organización en la fila superior de su hoja de cálculo, comenzando en la segunda columna. Los tipos de documentos para una matriz general pueden incluir calendarios, actas de reuniones, informes de ganancias y boletines especiales. Si su matriz es para un proyecto específico, enumere los documentos individuales relacionados con el proyecto en lugar de las categorías de documentos. Por ejemplo, una matriz de documentos de un proyecto de construcción puede incluir elementos como dibujos eléctricos, dibujos arquitectónicos, elevaciones y copias de permisos específicos.
Enumere a todos los miembros de su empresa u organización en la primera columna en el lado izquierdo de su hoja de cálculo, comenzando en la segunda fila. Divida a las personas en categorías, si corresponde. Por ejemplo, en una matriz de pequeñas empresas, las categorías pueden ser "Administración", con todo el personal de administración en orden alfabético debajo del encabezado de la categoría, "Empleados" con los listados en orden alfabético a continuación, "Clientes" con los listados en orden alfabético y "Mercadeo" con todos sus contactos de marketing externos enumerados.
Verifique la fila y columna de su encabezado para asegurarse de que ambas listas estén completas. Si facilita la visualización de la matriz, agregue sombreado a las filas de la categoría de miembros para que tenga una pausa entre los tipos de personas que reciben su documentación.
Despliegue la primera columna de su documento, que será la Columna B en la mayoría de los programas de hoja de cálculo, y coloque una "e" en la celda junto al nombre de cualquier persona que deba recibir ese documento electrónicamente. Coloque una "p" en la celda junto a cualquier persona que deba recibir una copia impresa de ese documento. Si una persona no debe recibir ese documento, deje la celda junto a su nombre en blanco. Si sus necesidades son más complejas, modifique la notación para que se adapte a su organización. Por ejemplo, puede escribir "2 copias en papel" o "p-2" para indicar varias copias. Siempre que todos en su organización comprendan la notación, use cualquier método que funcione para usted.
Repita el proceso para cada columna, trabajando en la lista para marcar las copias en papel y electrónicas. Esto completa su matriz de distribución de documentos.
Cree hipervínculos de su hoja de trabajo de matriz de distribución de documentos en su base de datos de información de contacto si es posible. Esto le permitirá hacer clic en un nombre en su matriz para abrir la información de contacto de esa persona para que pueda enviar fácilmente copias electrónicas o en papel. Consulte el archivo "Ayuda" de su programa de hoja de cálculo para saber cómo hacerlo.
Consejos
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También puede usar matrices de distribución de documentos para registrar dónde se almacenan sus documentos. En este caso, haga una lista de sus documentos en la primera columna y sus ubicaciones de almacenamiento en la parte superior, como "Servidor web", "Gabinete de archivo de la oficina principal 1", "Computadora de recepción", etc. Coloque una "X" en la celda donde se encuentran la fila del título del documento y la columna de ubicación de almacenamiento.
