Cómo hacer un diagrama de flujo del proceso de envío. Las empresas deben garantizar que los empleados se adhieran a un proceso de envío estándar. Sin embargo, esa conformidad se vuelve difícil cuando la rotación de personal o el volumen de envío aumenta repentinamente. Omita estos problemas haciendo un diagrama de flujo del proceso de envío que describa claramente el procedimiento aceptado por la compañía.
Use cualquier programa informático de procesamiento de textos o presentación de gráficos que cree tablas o gráficos. Inserte un campo, cuadro de texto o fila para cada paso importante en el proceso de envío de la empresa. Configurar un documento de una sola página en formato horizontal. Agregue el título, "Diagrama de flujo del proceso de envío".
Comience el primer paso identificando cómo la compañía comienza un nuevo pedido. Haga que los empleados se aseguren de que los lotes no sean duplicados o fraudulentos. Indique al personal que imprima los albaranes de empaque y que clasifique los lotes por transportista como FedEx, DHL, US Mail o UPS. Haga que los empleados localicen el formulario de envío específico del transportista y completen el informe de manejo de cada transportista.
Indique a los empleados que identifiquen las instrucciones de embalaje del transportista. Siga esto con un paso que explica cómo el personal verifica que se hayan cumplido los requisitos de cada transportista. Inserte los pasos que explican cómo se deben ensamblar los paquetes personalizados. Indique dónde se encuentran los suministros en el departamento de envíos.
Dar instrucciones sobre cómo completar las etiquetas de envío de la empresa. Inserte pasos que requieran que los empleados ingresen el peso de la bolsa y el destino de envío. Agregue un paso al personal de instrucción para completar un formulario de control de envío de la compañía. Luego explique dónde deben colocar los paquetes ensamblados listos para su envío.
Complete la tabla con los pasos para que los empleados confirmen que cumplen con todo el procedimiento. Pídales que verifiquen que ingresaron la orden en el sistema computarizado de la compañía o en un libro de registro. Además, solicite que los empleados revisen las etiquetas de envío para obtener información precisa. El último paso debe especificar que ingresen cualquier número de seguimiento en el informe de envío diario de la compañía.
