La contabilidad sería fácil si solo redujera los estados financieros a unas pocas líneas: el dinero generado este mes, el dinero gastado, esto es lo que queda y este es el valor de nuestros activos. Simple, pero no terriblemente informativo. Si bien algunos de los principios de contabilidad son complicados, la clasificación de las cuentas es básica: al crear diferentes cuentas para diferentes tipos de deudas, ingresos y activos, la contabilidad proporciona más información sobre la compañía. Eso hace que los libros de contabilidad y los estados financieros sean más útiles para ejecutivos, inversores y prestamistas.
Grabación en contabilidad
En contabilidad, cada transacción, desde la compra de papel de copiadora hasta la venta de $ 1 millón en inventario, se registra en el libro de contabilidad de la compañía. El significado de registrar en contabilidad es que anotar transacciones mantiene las cosas precisas. La gerencia de la corporación puede ver cómo se está desempeñando la compañía y si está ganando más de lo que gasta. Los inversores y los prestamistas pueden revisar los libros y los estados financieros y decidir si se puede confiar en su dinero a la compañía.
La forma más sencilla de registrar transacciones es escribirlas en un diario de contabilidad, ajustando las diferentes clasificaciones de cuentas en consecuencia. Si, por ejemplo, un cliente que le debe $ 500 paga la factura, eso afecta a dos clases, cuentas por cobrar (ahora $ 500 más pequeñas) y efectivo ($ 500 más). Ingresar cada transacción individual a medida que ocurre lleva tiempo y aumenta la posibilidad de errores. Con el software de contabilidad, los contadores pueden simplemente registrar en el software cuando la empresa recibe una factura del proveedor o se salen los cheques de pago. El software luego carga automáticamente o acredita las clasificaciones de cuenta apropiadas.
La clasificación de las cuentas hace que la contabilidad sea más complicada, pero también más informativa y detallada. En cierto modo, facilita la contabilidad en el futuro. Supongamos que ha comprado una extensa biblioteca de software para computadoras de la compañía. Todo el software es un activo fijo, intangible. Cuando reclama la depreciación de la pérdida de valor del software debido a la antigüedad, todo el software debería depreciarse aproximadamente a la misma tasa. La grabación de todos los programas en una clasificación de activos facilita la aplicación de la depreciación a toda la clase.
Clasificación de cuentas
La clasificación de sus cuentas agrega sus finanzas en diferentes categorías en sus libros de contabilidad y estados financieros. Divide tus registros en varias clasificaciones amplias.
- Cuentas de activos: Esta lista incluye la propiedad y el equipo del negocio, desde la tierra hasta el efectivo, las patentes y más.
- Cuentas de responsabilidad: Estos incluyen el dinero que su empresa debe pero aún no ha pagado, como cuentas por pagar, hipotecas, préstamos y otras facturas impagas.
- Cuentas de capital o de capital del propietario: Esta es la participación de propiedad que el propietario, el propietario o los accionistas tienen en el negocio. La participación sube y baja con el valor de los activos y el monto de la deuda.
- Cuentas de retiro: Esto cubre el dinero sacado por los dueños de negocios para uso personal. Incluye la cuenta de sorteos en sociedades y la cuenta de dividendos en corporaciones.
- Cuentas de ingresos: Estos reportan y rastrean los ingresos por ventas de bienes o servicios. También incluyen los ingresos no operativos, como los ingresos por préstamos o inversiones.
- Cuenta de gastos: Esto incluye salarios, alquileres, salarios, suministros y otros gastos.
La clasificación de las cuentas puede ser mucho más detallada. La clasificación de activos, por ejemplo, desglosa las cuentas de activos en varias subcategorías:
- Efectivo: Esto incluye dinero en mano en cuentas corrientes, cuentas de depósito y caja chica de la compañía.
- Cuentas por cobrar: A menos que ejecute su contabilidad estrictamente en efectivo, usted reportará dinero cuando lo gane, no cuando lo reciba. Digamos que usted vende $ 1,500 en inventario a un cliente, pero le da 30 días para pagar. Usted reporta los $ 1,500 tan pronto como lo gana. Se clasifica como ingreso en el estado de resultados y cuentas por cobrar (un activo) en el balance general.
- Inventario: Esta categoría incluye bienes en venta, bienes parcialmente terminados y materias primas.
- Activos fijos: Esta clasificación de activos cubre las cosas que compra que no se pueden convertir fácilmente en efectivo de la forma en que lo hace el inventario. Los activos se mantienen a largo plazo, a diferencia de, digamos, los suministros de oficina. Ejemplos de activos fijos incluyen computadoras, automóviles, muebles, edificios y terrenos.
La clasificación también separa los activos en categorías actuales y de largo plazo. Los activos actuales son los que se utilizarán en el próximo año. Los activos a largo plazo duran más allá de los próximos 12 meses. Los contadores también clasifican los activos tangibles e intangibles por separado. Los activos tangibles incluyen elementos físicos como camiones, impresoras 3D e inventario. Los activos intangibles son propiedad no física, como patentes, derechos de autor y buena voluntad del cliente.
Clasificación y Estados Financieros
Otro significado de registrar en contabilidad es que los datos registrados en los libros de contabilidad eventualmente se convierten en la base de los estados financieros. Los tres estados financieros consolidan los registros financieros de una empresa de diferentes maneras y clasifican las cuentas de diferentes maneras.
El balance tiene tres grandes clases de contabilidad: activos, pasivos y patrimonio del propietario, que es lo que queda después de restar los pasivos de los activos. La clasificación de cuentas por lo general las divide más a fondo, en elementos tales como ganancias retenidas, cuentas por cobrar, pasivos a corto plazo y pasivos a largo plazo. No está obligado a utilizar todas las clasificaciones de activos o clasificación de pasivos posibles en el balance general. Si, por ejemplo, su empresa nunca ha tenido activos intangibles, no necesita escribir "Activos intangibles: $ 0" para señalarlo. Al comparar los activos y pasivos de la compañía, el balance general ofrece una visión general de la salud financiera del negocio.
El estado de resultados muestra la rentabilidad: ¿Cuántos ingresos genera la empresa cada mes? Las clasificaciones en el estado de resultados incluyen ingresos por ventas, costo de bienes vendidos e ingresos no operacionales. Los ingresos que no operan se pueden dividir en clases como intereses, rentas y dividendos. Al desglosar la clasificación de ingresos, se distingue entre los ingresos obtenidos de su línea de negocios y los ingresos obtenidos de las buenas inversiones. Cualquiera que esté pensando en poner dinero en su compañía quiere saber si sus productos o servicios ganan dinero, por lo que es útil distinguir ese ingreso de otras fuentes.
Las empresas que solo registran transacciones en efectivo no necesitan un estado de flujo de efectivo. Las empresas que utilizan contabilidad basada en valores devengados necesitan una, ya que el estado de resultados registra ventas y compras, no pagos en efectivo. El seguimiento de la cantidad de efectivo que entra y sale de la compañía muestra si la compañía tiene suficiente dinero disponible para hacer los pagos del préstamo o cubrir la nómina. Si el flujo de efectivo es significativamente menor que el ingreso, es posible que la compañía no esté haciendo un buen trabajo de cobrar las cuentas por cobrar. Las clasificaciones de flujo de efectivo incluyen efectivo de inversiones, efectivo de operaciones y efectivo de financiamiento.
La clasificación de cuentas en los libros de contabilidad ayuda al departamento de contabilidad a crear los estados financieros. Si la venta y la compra de activos se han registrado correctamente, eso facilita ver las clasificaciones de activos que necesita informar en el balance general.
El plan de cuentas es una parte clave de la conversión de libros de contabilidad en estados financieros. El cuadro es una lista de todas las cuentas utilizadas en el libro mayor, que identifica cada cuenta por número. Su software de contabilidad utiliza la tabla para identificar las cuentas, como los ingresos, las acciones ordinarias, el efectivo y la depreciación que deben incluirse en la composición del balance.
Cuando elabore el cuadro para sus cuentas, configúrelo para que no tenga que cambiarlo durante varios años. Si, por ejemplo, no posee ningún edificio, pero planea comprar uno el próximo año, vale la pena incluir esa clase de activos en la tabla. No incluya clases que no tiene planes de usar. Si su empresa proporciona servicios y no tiene inventario, no tiene sentido incluir una clasificación de inventario en el cuadro, por ejemplo. Si tiene cuentas que incluyen solo pequeñas cantidades, vea si puede transferirlas a otras clases de cuentas. Eso evitará que la tabla se complique demasiado.
