A partir de 2010, las empresas dependen cada vez más de la tecnología para producir bienes y servicios y cumplir con las tareas comerciales. Para adaptarse a estos cambios, las empresas a veces usan firmas electrónicas, también conocidas como firmas electrónicas o firmas digitales. Estas firmas reemplazan a las firmas tradicionales de tinta sobre papel. Existen ventajas y desventajas asociadas con el uso de una firma electrónica, todo lo que un empresario debe saber antes de implementar una política o un sistema de firma electrónica.
Costo del equipo
Las firmas electrónicas son creadas y leídas por tecnologías sofisticadas que usan redes para verificar datos personales como la ubicación de la empresa o los números de seguridad social, o que son lo suficientemente avanzadas para comparar puntos en escritura a mano o una huella digital con puntos en imágenes en bases de datos. Este equipo no siempre es barato, como lo señala la Guía para principiantes. Incluso una vez que se cubren los costos iniciales, los avances en la tecnología de firma electrónica significarán que una empresa debe actualizar continuamente sus sistemas de firma electrónica y brindar soporte técnico.
Clientes disuadidos
Los sistemas de firma electrónica asumen que las personas estarán cómodas o familiarizadas con los métodos y equipos de firma electrónica. Sin embargo, las generaciones anteriores de personas pueden no haber estado expuestas a la tecnología más reciente y, por lo tanto, pueden tener problemas para usarla inicialmente. Incluso los individuos expertos en tecnología aún tendrán que estar al tanto de los cambios tecnológicos si desean realizar negocios electrónicamente en el futuro. La falta de exposición a métodos y equipos, junto con la necesidad de educación tecnológica continua, puede disuadir a algunos clientes de usar una firma electrónica.
Reconocimiento
El trabajo dirigido por Fritz Grupe publicado en la edición de 2003 de The CPA Journal indica que existe una inconsistencia en el reconocimiento de firmas electrónicas a partir de 2010. Las personas no están necesariamente obligadas a reconocer una firma electrónica como válida, dependiendo de su jurisdicción.
Autentificación y verificación
En términos de autenticación y verificación de identidad, una firma electrónica puede ser mejor que una firma de tinta en papel, dependiendo del sistema utilizado. Por ejemplo, si alguien pierde una tarjeta de crédito sin firmar, otra persona puede firmarla y la firma en el reverso de la tarjeta coincidirá con las firmas del recibo, aunque la persona que firma no sea el titular de la tarjeta. Por el contrario, un sistema de firma electrónica que se basa en huellas digitales es mucho más seguro porque no se puede replicar o forjar la matriz de huellas digitales.
Negocios de larga distancia
Con una firma electrónica, una persona no tiene que estar en la misma ubicación geográfica para completar una transacción o validar un contrato. Por lo tanto, las personas pueden usar firmas electrónicas para realizar negocios a miles de kilómetros de distancia si es necesario, lo que aumenta las oportunidades de negocios globales y los posibles márgenes de ganancia.
Reducción de Material y Almacenamiento
Tanto la Agencia de Inmigración y Aduanas de los Estados Unidos como Grupe argumentan que las firmas electrónicas reducen la cantidad de materiales utilizados de manera regular y ocupan menos espacio para almacenar. Además, las firmas electrónicas facilitan tareas como la presentación electrónica de archivos y las búsquedas en archivos electrónicos y bases de datos. Esto reduce el tiempo necesario para encontrar y verificar datos. En general, estos factores pueden reducir los costos de negocios.
