La contabilidad se define como el informe, el registro y el análisis de los datos financieros de una empresa. Un sistema de contabilidad computarizado incluye un programa o un paquete de software que reemplaza a un sistema manual, o contador, en el registro y procesamiento de transacciones financieras. Permite a los administradores y otros usuarios finales analizar la salud financiera de una empresa y tomar las medidas necesarias a la luz de esa información. Los sistemas de contabilidad computarizados están diseñados para ser totalmente personalizables, pero los componentes principales siguen siendo los mismos en los diferentes tipos de sistemas.
Software
El software es el núcleo de un sistema de contabilidad computarizado. El componente de software consta de módulos o programas independientes más pequeños. Cada módulo individual realiza una función diferente. Los módulos pueden incluir módulos de producción, clientes, contabilidad general, recursos humanos, gestión de activos, gestión financiera o compras y gestión de inventario. Todos los módulos se enlazan entre sí para compartir datos. Un proceso de contabilidad típico integra todos los módulos de un sistema de contabilidad computarizado, y cada uno mantiene datos para actividades y entidades específicas.
Hardware
Hardware se refiere a los componentes físicos de un sistema. De acuerdo con el libro "Principios de contabilidad", todos los equipos físicos asociados con un sistema de contabilidad computarizado se conocen como hardware. Los sistemas de contabilidad computarizados se instalan en computadoras con la capacidad de ejecutar los sistemas. Los sistemas de contabilidad a gran escala consisten en numerosos módulos y comúnmente requieren computadoras con procesadores rápidos y gran capacidad de almacenamiento. Otros componentes de hardware que son esenciales en un sistema de contabilidad computarizado incluyen dispositivos de impresión y escaneo, así como otros periféricos, como mouse, teclado y dispositivos de almacenamiento de datos externos.
Personal
Si bien los sistemas de contabilidad computarizados están diseñados para funcionar independientemente de la intervención manual, típicamente requieren un cierto elemento de supervisión. Los operadores humanos están obligados a alimentar los datos financieros, que luego son trabajados por el sistema computarizado. De acuerdo con el libro "Auditoría de fraude y contabilidad forense", otro personal clave en un sistema de contabilidad computarizado incluye control de cambio calificado, administradores de bases de datos, personal de seguridad y administración. En conjunto, estos elementos trabajan para garantizar el buen funcionamiento del sistema computarizado y proporcionar capacidades de resolución de problemas cuando surja la necesidad.
