Muchas empresas comienzan su negocio utilizando un sistema de contabilidad manual. Para la mayoría de los empresarios, esta ruta permite que la empresa comience a operar sin requerir una gran inversión para un sistema de contabilidad computarizado. Los costos de instalar un sistema de contabilidad computarizado incluyen comprar el sistema, mano de obra para instalar el sistema y costos de capacitación para aprender el sistema. Un sistema manual implica escribir cada transacción en un cuaderno de contabilidad y calcular todos los números manualmente. Muchas veces, una empresa reconoce la necesidad de convertir del sistema manual a un sistema de contabilidad computarizado.
Instalar nuevo sistema
El primer paso para convertir un sistema de contabilidad manual a un sistema de contabilidad computarizado implica instalar el sistema de contabilidad en la computadora de la empresa. El propietario del negocio revisa diferentes paquetes de software para determinar cuál satisface sus necesidades comerciales y compra ese software. El propietario descarga el software en la computadora donde se realizará el trabajo de contabilidad.
Finalizar datos en sistema manual
El segundo paso para convertir requiere que el propietario de la empresa finalice los datos. Una vez que el sistema computarizado se carga en la computadora, el propietario debe finalizar todos los datos contenidos en el sistema manual. El propietario garantiza que todas las transacciones aparezcan en los registros contables y que todos los cálculos parezcan correctos. Ella puede elegir contratar una firma de contabilidad para auditar los registros financieros manuales.
Transferencia de saldos al nuevo sistema
Con los números de cuenta finales registrados en el sistema manual, el propietario puede transferir los saldos finales al sistema computarizado. El propietario configura cada cuenta en el sistema computarizado ingresando un nombre de cuenta, el tipo de cuenta y el saldo inicial. Después de ingresar cada saldo, el propietario debe comparar los saldos con los balances manuales del sistema para verificar que todos los datos se ingresen en el sistema con precisión.
Ejecutar sistemas paralelos
El cuarto paso requiere que el propietario use el sistema manual y el sistema computarizado por un período de tiempo temporal. Esto permite al propietario garantizar que el nuevo sistema funcione como se espera.
Descontinuar el sistema manual
Al final del período de prueba, el propietario interrumpe el sistema manual. El propietario debe centrarse en el uso del sistema de contabilidad computarizado. Todos los registros del sistema manual se pueden empaquetar y almacenar.
