Las actividades de recolección forman una desagradable necesidad detrás de escena cuando alguien le debe dinero a usted oa su empresa y no parece estar dispuesto a pagar. En lugar de participar en un juego de etiquetas telefónicas que lleva mucho tiempo e infructuoso, con una persona que tiene todas las razones para evitar sus llamadas, escriba una carta profesional y completa como un recordatorio tangible de la deuda. Los mensajes de correo electrónico pueden llevar menos tiempo y preparación que la tinta en papel, pero el hecho de que haga el esfuerzo de comunicarse a través del correo subraya su sincera y seria intención de asegurar el pago.
Artículos que necesitarás
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Membrete
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Copia de factura
Cree su carta en el membrete oficial de la empresa u organización a la que el remitente que llega tarde le debe el pago. Si no existe dicho membrete, abra la carta con el nombre y la dirección de usted o de su organización. Siga esa información con el nombre completo y la dirección de la persona o entidad que le adeuda el pago. Indique el número de cuenta y la factura o el número de transacción del beneficiario antes del saludo que identifica al destinatario.
Utilice un saludo personal formal. Diríjase al destinatario como "Estimada Sra. Jones" o "Estimado Sr. Smith". Comience con "A quien le pueda interesar" si no tiene información de contacto completa para una persona.
Mantenga un tono profesional, cordial y optimista, incluso si siente una profunda sensación de frustración. Enfoque su prosa en la idea de que el beneficiario ha pasado por alto su factura y simplemente necesita un recordatorio para realizar el envío correspondiente.
Indique el monto y la naturaleza de la deuda, incluidos los detalles completos de la compra o el servicio por el que paga. Incluya las fechas de transacción y entrega, así como cualquier otra información de identificación.
Explique lo que espera del remitente, incluso qué tan pronto espera recibir el pago. Aclare cualquier multa, incluidos los intereses o cargos por demora que ya apliquen o se apliquen.
Proporcione su información de contacto para que el remitente pueda comunicarse con usted para aclarar la situación o solicitar una extensión de pago. Indique su número de teléfono directo y dirección de correo electrónico, incluso si aparecen en el membrete. Cierre con su agradecimiento por la pronta atención del remitente y una reafirmación del valor que le otorga a su relación laboral o comercial.
Consejos
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El viejo dicho de que "atrapará más moscas con miel que con vinagre" se aplica abundantemente a los recordatorios de pago. A menos que esta carta represente una demanda final, deje espacio para la posibilidad de que la factura se haya extraviado o el remitente haya experimentado alguna desventura que haya interferido en su atención a los detalles de pago.
Adjunte una copia de la factura o declaración correspondiente. Si incluye un sobre con dirección propia para el envío de remesas, indíquelo en su carta.
Advertencia
Si su carta describe acciones específicas que planea tomar como parte de un esfuerzo de cobranza, incluidos los procedimientos judiciales de reclamos menores u otras medidas, esté preparado para cumplir con las medidas que describe.
