Las cartas de recordatorio son útiles cuando se comunica con clientes que pueden haberse olvidado de pagar una factura, así como para contactar a las personas para recordarles una cita o un evento. Para aquellos clientes que utilizan el correo electrónico a menudo, puede enviar un correo electrónico de recordatorio, que es una forma muy conveniente de contactarlos rápidamente. Las letras en línea requieren una atención detallada a cada palabra para asegurarse de que su letra no suene agresiva o grosera, y la gramática correcta es una necesidad.
Verifique la exactitud de la información que desea recordar a la persona. Enviar un recordatorio de recolección con información inexacta confundirá y posiblemente enojará al cliente. Los recordatorios de citas y eventos también deben incluir información precisa para garantizar que las personas hagan esa cita o asistan a ese evento cuando se les solicite.
Reconozca la posibilidad de que su información sea incorrecta o que el cliente ya haya enviado el pago. Una declaración que muestre que solo puede ver sus propios registros y que no tiene otra información a la que pueda referirse puede ayudar a la persona que lee la carta a entender su objetivo desde su perspectiva. Reconocer si la parte había enviado un pago recientemente y este pago no se refleja en la carta frenará una respuesta enojada del destinatario de la carta recordatoria.
Sea cortés y trate al cliente como le gustaría que lo trataran, si le enviaron una carta de recordatorio. La supervisión, los errores de cálculo y las circunstancias atenuantes ocurren en la vida de todos. Los comentarios excesivamente groseros o irrespetuosos en una carta de recordatorio financiero no ayudarán a obtener el dinero de la persona a quien le está enviando la carta. En su lugar, mantenga la letra precisa y discuta solo los detalles de la cuenta de manera cortés, evitando comentarios groseros o hirientes.
Incluya información de facturación original cuando envíe una carta de recordatorio solicitando el pago. Muchos clientes solicitarán ver la facturación original si han olvidado para qué sirve esta cuenta. Para ahorrar tiempo, incluya la facturación original en la carta de recordatorio al cliente. La información de facturación original puede ser un enlace a la cuenta del cliente en línea cuando envía una carta de recordatorio por correo electrónico.
Solicitar una respuesta. Pedirle una respuesta al cliente puede incluir solicitar un envío de pago, una llamada telefónica de retorno, una respuesta por correo electrónico o completar la información de contacto correcta y devolvérsela. Al solicitar una respuesta del cliente, de una manera cortés, es más probable que abra al cliente para discutir la cuenta y obtener un pago del cliente.
Proporcionar información de contacto para llegar a usted. Asegúrese de tener toda su información de contacto en el correo electrónico de recordatorio. Una dirección física o una dirección postal puede no ser suficiente; Incluya números de correo electrónico, sitio web, teléfono y fax para brindarle al cliente tantas formas de comunicarse con usted como sea posible.
