Las personas llevan vidas ocupadas y no siempre recuerdan cuándo necesitan hacer algo. Enviar cartas de recordatorio sobre una fecha límite puede ser simplemente una cortesía profesional o puede ser parte de su sistema de cuentas. El tono de estas letras depende de la razón por la que está enviando un recordatorio. Por ejemplo, utilizará un tono de apoyo si les recuerda a los padres ocupados la fecha límite para inscribirse en el campamento de verano. Una carta comercial que amenaza con una acción legal si una factura no se paga requiere un enfoque diferente. Las cartas de recordatorio efectivas se envían mucho antes de la fecha límite para que el destinatario tenga tiempo de actuar.
Escriba la letra con un tono de conversación si la letra es un recordatorio amistoso. Para una carta amistosa, use el primer párrafo para comenzar la carta de una manera alegre, como hacer una observación sobre cómo la primavera está llegando rápidamente al final, y eso significa que la fecha límite para inscribirse en el campamento de verano se está acercando rápidamente. Para obtener una carta comercial severa, vaya directo al punto indicando por qué está escribiendo y por qué el destinatario debe responder a la carta.
Comience el segundo párrafo indicando claramente la fecha límite. Proporcione información clara y específica sobre la fecha límite, como el miércoles 7 de diciembre a las 5 p.m. ET El tiempo es opcional, pero es útil en ciertos casos.
Proporcionar instrucciones claras sobre cómo cumplir con el plazo. Las posibilidades incluyen el envío de un pago para que se reciba en o antes de la fecha límite, o registrarse en línea para una función antes de la fecha límite. Enumere otra información relevante como el monto de pago adeudado u otra información necesaria para completar la tarea.
Dígale al receptor las consecuencias por no cumplir con el plazo. Por ejemplo, señale que las personas que se registren después de la fecha límite pagarán una tarifa más alta o que no existen disposiciones para la inscripción tardía.
Termine con un cierre complementario como "Saludos cordiales" o "Atentamente".
