A medida que un negocio crece, la cantidad de personas involucradas en ese negocio también crece. Desde el día en que un empresario forma una nueva empresa, al menos una persona invierte en el éxito de esa empresa. A partir de ahí, ese número aumenta a medida que los trabajadores, socios, accionistas y otros se unen. Los gerentes de proyectos e inversionistas identifican a estas personas como "partes interesadas", y aquellos que son fundamentales para el éxito de la empresa se designan como "partes interesadas clave".
¿Qué significan las partes interesadas clave?
Una parte interesada tiene un interés, o "interés", en el éxito o el fracaso de una empresa o sus proyectos. Si un negocio se derrumbara mañana, estas personas se verían afectadas de alguna manera. Sin embargo, las partes interesadas no se limitan a quienes trabajan directamente para o con una empresa. La influencia de una empresa puede ir a través de varias capas, afectando a los empleados de proveedores, por ejemplo, u otras compañías en la misma comunidad. Pero tener una participación en el éxito del negocio no necesariamente da derecho a una persona a la misma consideración que alguien que está estrechamente conectado con el negocio en sí.
Cuando alguien está etiquetado como un actor clave, simplemente significa que esa persona es uno de los principales interesados en el negocio y sus proyectos. Determinar qué partes interesadas son clave puede ser complicado ya que una empresa puede sentir que todos los que están atados a sus actividades son fundamentales para su éxito. Pero hay preguntas que puede hacer que pueden ayudar a identificar quién está en la parte superior de la lista.Una vez que se ha establecido la jerarquía, una empresa puede determinar mejor quiénes deben ser incluidos en decisiones importantes.
Cuando necesites partes interesadas
Aunque es importante conocer a las partes interesadas de su empresa, hay casos en los que deberá tomar una decisión clara sobre qué partes son las partes interesadas clave y cuáles no. Las partes interesadas pueden variar de una situación o proyecto a la siguiente, así que no se sienta como si sus elecciones estuvieran escritas en piedra. Puede determinar las partes interesadas clave para algo tan simple como una reunión de proyecto. Al incluir solo a aquellos que tienen interés en el tema en cuestión, evitará invitar a personas que no podrán aportar nada a la reunión.
Para fines de documentación, deberá identificar a los interesados clave cuando cree un plan de negocios o realice una presentación para inversores. Los gerentes de proyecto también incluirán a las partes interesadas clave en sus planes de proyecto. En el caso de un plan de negocios o una presentación, su lista de partes interesadas serán aquellas que tienen una participación general en su empresa, mientras que los planes del proyecto incluirán a las partes interesadas específicas de ese proyecto. Estas son las personas que el gerente del proyecto a menudo involucra en las discusiones del proyecto y su progreso.
Grupos de interés internos y externos
Puede ayudarlo, ya que está tratando de determinar a las partes interesadas de su empresa, a separarlos de aquellos que son internos y aquellos que son externos a sus actividades diarias. Su equipo de liderazgo y sus trabajadores tienen intereses en su negocio y son internos. Esto incluye no solo a sus empleados y profesionales independientes, sino también a los miembros de su junta e inversores. Su negocio tiene una responsabilidad con sus partes interesadas internas, ya que a menudo tienen un interés tanto financiero como personal en si tiene éxito o no.
Las partes interesadas externas no participan activamente en las actividades diarias de la organización. El impacto del negocio en ellos es generalmente indirecto. Una forma de determinar las partes interesadas externas es considerar a todas las personas que se verían afectadas si la empresa se retirara repentinamente. Estos serían, por supuesto, clientes o clientes, pero también serían sus proveedores y acreedores, quienes se benefician financieramente de su existencia. Aquellos que son externos a su organización no estarán entre sus partes interesadas clave. Incluso los clientes cuyos pagos dependen de usted no participarán en las decisiones comerciales cruciales que tome.
Una lista de partes interesadas clave
Si está tratando de encontrar partes interesadas clave generales, a diferencia de las partes interesadas clave adjuntas a un proyecto específico, primero deberá ver a su equipo de liderazgo. Es probable que su Director Ejecutivo, Director de Operaciones y jefes de departamento estén en un círculo a primera vista, ya que asisten a reuniones y toman decisiones comerciales importantes. Pero a esto se sumarán los inversionistas y agencias gubernamentales que financian sus productos, especialmente si esperan que los consulte sobre decisiones o les informe sobre su progreso.
Si ha pedido dinero prestado a un banco o cooperativa de crédito, ese acreedor también es un actor clave, ya que su apoyo es esencial para las operaciones. Cualquier agencia gubernamental que otorgue subvenciones o regule lo que usted hace puede servir como partes interesadas clave, especialmente si perder ese apoyo cerrará las puertas de su negocio para siempre. La mayoría de sus otros empleados serán partes interesadas, pero el nivel en el que son clave para la supervivencia de su empresa en general depende en gran medida de lo que hagan.
Cómo identificar a sus partes interesadas clave
Puede ser fácil confiar demasiado en el impacto que su negocio tiene en sus partes interesadas. Pero cuando determine quiénes son clave para sus operaciones, tómese un minuto para preguntar qué efecto tiene esa persona en su organización. Si se retirara su apoyo a un proyecto importante, ¿ese proyecto podría avanzar? Las partes interesadas clave son cruciales para un proyecto en particular o para sus actividades diarias como negocio.
Un actor clave no solo influye en el éxito o el fracaso de una empresa comercial. Su aprobación es vital para el éxito del negocio. Alguien a quien le informa regularmente es un actor clave. Por ejemplo, las empresas públicas tienen llamadas de ganancias trimestrales que son accesibles para todos los accionistas. Sin embargo, a menudo estas llamadas están dirigidas a la junta directiva y otros que son partes interesadas clave en la organización, y se utiliza la accesibilidad de los accionistas con fines de transparencia.
¿Qué hacen los actores clave de una empresa?
Las partes interesadas clave no solo existen para ser incluidas en una lista que usted muestra a los posibles inversionistas. Juegan un papel directo en el éxito de su negocio. Algunos vienen a la oficina todos los días y trabajan a su lado para asegurarse de que su negocio sea un éxito. Sin embargo, otros prestan servicio en más de una capacidad de asesoría, ya sea que viertan su propio dinero en su negocio o no. Es posible que solo vea algunas de sus partes interesadas clave varias veces al año, pero pueden registrarse en cualquier momento para hacer preguntas o solicitar actualizaciones de progreso.
En general, verá a las partes interesadas clave en las reuniones de planificación. Cuando se deba tomar una decisión importante, llamarán o aparecerán en la sala de conferencias. Si surge una crisis, ellos son los que toman la cumbre para determinar cómo manejar mejor la situación. Si bien los muchos empleados que trabajan arduamente cada día para apoyar las operaciones son esenciales, no serán vistos como partes interesadas clave a menos que sean aquellos cuyas decisiones determinen el éxito o el fracaso de un proyecto.
Por qué las empresas necesitan partes interesadas clave
Incluso una decisión puede marcar la diferencia en el éxito de una empresa, especialmente si una empresa se encuentra en un punto de inflexión. Las partes interesadas clave son las que hacen esas determinaciones. Si una organización necesita cambiar la forma en que procesa las aplicaciones, por ejemplo, las partes interesadas clave estarán en esas primeras reuniones de desarrollo, explicando a los líderes de proyectos designados cómo debe verse el nuevo proceso. Si bien el gerente del proyecto puede trabajar con otros empleados para tener una idea del trabajo que realizan cada día, las partes interesadas clave serán las que monitorean el progreso y aprueban las cosas para avanzar.
A medida que la empresa crece, se vuelve más importante contar con un equipo de liderazgo que pueda tomar las decisiones que impulsen las cosas. Las partes interesadas clave pueden reunirse para discutir ideas y luego acordar el mejor curso de acción. Tener un equipo de liderazgo sólido y capaz permite a los clientes y empleados de una empresa saber que las cosas están en buenas manos.
¿Son los clientes interesados clave?
Aunque los clientes no manejan la dirección general de una empresa, pueden actuar como partes interesadas clave en un proyecto específico. Si ha desarrollado un nuevo producto, por ejemplo, es probable que tenga a los clientes en mente durante todo el proceso. Incluso puede consultar a los clientes durante el desarrollo. A medida que su proyecto se complete, un subconjunto de su base de clientes puede estar involucrado en las pruebas y comentarios sobre él.
Incluso si no piensa que los clientes sean partes interesadas clave en su negocio en general, eso puede cambiar si, por alguna razón, los aleja. Una protesta generalizada de su negocio o incluso un aumento de las quejas de los clientes puede destruir la reputación de su negocio, obligándole a realinear sus prioridades para recuperar la confianza del cliente. En ausencia de controversia, probablemente encontrará que los clientes no participan en las decisiones importantes que su equipo de liderazgo toma, incluso si está anticipando sus reacciones durante el proceso de planificación.
Otras posibles partes interesadas
Una vez que su empresa se haga pública, considerará a los accionistas como una parte vital de sus operaciones. Las inversiones que realizan en su empresa la mantienen operativa. Si algo que su negocio hace aleja a los inversionistas, hablarán usando dólares y centavos, lo que hará que bajen los precios de sus acciones, lo que los convierte en los principales interesados en su negocio. Si confía en un asesor legal o en un profesional de relaciones públicas para que lo asesore regularmente, también se convierten en partes interesadas clave en su negocio.
En un nivel secundario, sus competidores pueden convertirse en partes interesadas clave en su negocio, principalmente si su respuesta a sus actividades lo lleva a cambiar de dirección. Si monitoreas su popularidad entre los clientes y ajustas tus tácticas en respuesta, están teniendo un impacto directo en la forma en que manejas las cosas. También puede encontrar, en menor medida, que su industria en su conjunto es un actor clave, ya que probablemente hará un seguimiento de las tendencias y ajustará sus actividades en consecuencia.
¿Cómo hace una empresa para mantener contentos a los interesados?
A veces se puede sentir como si mantener felices a los interesados es una batalla perdida. Esto es especialmente cierto si su equipo de liderazgo siempre está en desacuerdo. Pero si desea que sus proyectos tengan éxito, necesita poder demostrar que sus comentarios son importantes. Puede parecer que mantener a algunas de sus partes interesadas clave fuera del circuito por un tiempo ayudará a que las cosas avancen; sin embargo, hay consecuencias a eso. Podría dedicar meses de trabajo a un proyecto, solo para que lo derriben cuando algunas partes interesadas clave finalmente vean lo que ha estado haciendo y se nieguen a firmarlo.
En muchos casos, las empresas encuentran que mantener contentos a los interesados significa comprometerse. A los interesados no les importa que obtengan lo que quieren; El proyecto tomará el doble de tiempo o costará el doble de lo que tiene presupuestado. En lugar de luchar hasta que las cosas se cierren por completo, puede ayudar trabajar con los gerentes de proyecto para encontrar una manera de hacer felices a las partes interesadas y al mismo tiempo cumplir con todos sus otros objetivos.
