La elaboración de un certificado de empleo es una tarea común de recursos humanos. Sin embargo, generalmente no es una buena idea proporcionar información sobre empleados actuales o pasados por teléfono. Por un lado, no tiene forma de verificar la identidad de la persona que llama. Por otra parte, la divulgación de información por teléfono viola los controles de privacidad que tienen la mayoría de las empresas. Una mejor opción es requerir la autorización por escrito del empleado y luego proporcionar la información de empleo por escrito.
¿Por qué un Certificado de Empleo?
Las compañías e individuos que toman decisiones basadas en parte en el empleo actual o pasado y el salario necesitan una forma de verificar la información proporcionada por un empleado. Los más comunes son los bancos y otras instituciones crediticias, propietarios de viviendas, agencias de personal y otros posibles empleadores. Los prestamistas y los propietarios de viviendas por lo general solo necesitan verificar la situación laboral y el salario o salario. Las empresas contratantes pueden solicitar información relacionada con la asistencia, los roles de trabajo y los deberes. Su política de verificación determinará cuánta información está dispuesta a proporcionar su empresa.
Verificación estándar frente a formal
La información que incluye en un certificado de empleo a menudo depende de si está creando un certificado estándar o formal. Cualquiera de las dos versiones debe tener el membrete oficial de la empresa e incluir la fecha, el título y la firma de la persona que emite la verificación. Un certificado estándar, como el que podría solicitar un propietario, generalmente incluye el nombre de un empleado, su situación laboral, su título laboral actual y su salario anual base. Un certificado formal emitido a un prestamista también puede incluir el número de Seguro Social del empleado y un sello o sello oficial de la compañía de un notario público.
Formato y Estilo
Un certificado de empleo no tiene un diseño estándar. Con una hoja de papel estándar de 8,5 por 11 pulgadas, configure la orientación de la página en horizontal y los márgenes en 0,5 pulgadas para que la verificación parezca un certificado tradicional. Establezca la orientación en vertical y use márgenes estándar de 1 pulgada para una apariencia de carta comercial. Centre el membrete, que debe incluir el nombre de la empresa y la información de contacto, y luego comience a ingresar la información de verificación. Puede formatear el certificado como una tabla e ingresar cada información en una línea separada, a doble espacio. En el lado izquierdo, ingrese etiquetas como "Empleado", "Posición actual" y "Ingreso anual". Agregue la información apropiada en el lado derecho.
Opciones de entrega
Las opciones de entrega son a menudo diferentes para los certificados estándar y formales. Para obtener un certificado estándar de empleo, la mayoría de las empresas enviarán por correo, fax o correo electrónico la información a un destinatario. Cuando un certificado formal incluye un número de Seguro Social, la mayoría de las empresas envían la información a través del correo de los EE. UU. También puede permitir que los empleados retiren y entreguen su propio certificado. El hecho de notificar a un empleado que ha entregado un certificado depende del tamaño de su empresa y de la cantidad de solicitudes que reciba para este servicio.
