Varias situaciones pueden pedirle que escriba una carta de certificación, como verificar el empleo de un trabajador o la finalización de un curso por parte de un estudiante. Las cartas de certificación son básicamente cartas de confirmación, e idealmente deben ser directas y concisas. Si debe presentar una carta de certificación para cualquier propósito, utilice un formato de carta comercial estándar y sea lo más específico posible. Debido a que este tipo de carta puede usarse como un registro oficial, es importante que la información sea explícita y que el idioma sea claro.
Escriba la letra en papel con su membrete profesional. Si no tiene uno, cree un encabezado en la parte superior del documento que incluya su nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico profesional.
Doble espacio y escriba la fecha actual. Doble espacio nuevamente y escriba el nombre del destinatario y el título de su trabajo, el nombre de su compañía y la dirección de la compañía.
Abra con un saludo formal, dirigiéndose al destinatario por su nombre con el prefijo apropiado. Por ejemplo, "Estimado Sr. Jones".
Escriba una línea de asunto y un breve encabezado que indique a qué se refiere la letra. Por ejemplo: "Asunto: Carta de certificación de empleo para Mary Charleston".
Escriba un párrafo introductorio y explique exactamente lo que está certificando. Si el asunto involucra nombres de individuos o compañías y fechas, inclúyalos aquí. Por ejemplo: "Esto es para certificar que Mary Charleston fue empleada por Roberts Bank desde el 3 de noviembre de 2008 hasta el 4 de marzo de 2010."
Escriba un segundo párrafo y explique en qué autoridad está escribiendo la carta; en otras palabras, ¿por qué es usted la persona a la que se le solicita que certifique la solicitud? En el ejemplo anterior, el remitente podría ser el jefe de la señora Charleston en Roberts Bank.
Agradezca al destinatario por su tiempo y termine con un cierre formal, como "Atentamente". Doble espacio dos veces y escriba su nombre. Imprima la letra y firme su nombre sobre su nombre escrito.
