La contabilidad es el registro, análisis e informe de eventos que son materialmente importantes para una empresa. Las cuentas contienen registros de cambios en activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos. La secuencia habitual de pasos en el proceso de registro incluye el análisis, la preparación de entradas de diario y la publicación de estas entradas en el libro mayor. Los procesos contables posteriores incluyen la preparación de un balance de comprobación y la compilación de estados financieros.
Conceptos básicos: débitos y créditos
Los débitos y créditos son las herramientas contables básicas para cambiar cuentas. Los débitos aumentan las cuentas de activos y gastos, y disminuyen las cuentas de pasivos, capital y los ingresos. Los créditos aumentan las cuentas de pasivos, capital y de ingresos, y disminuyen las cuentas de activos y gastos. Los débitos y créditos se encuentran en los lados izquierdo y derecho, respectivamente, de una cuenta T, que es la forma más básica de representar una cuenta.
Análisis
El primer paso en el proceso de registro es analizar la transacción, determinar los asientos contables y registrarlos en las cuentas apropiadas. El análisis incluye un examen del registro electrónico o en papel de la transacción, como una factura, un recibo de compra o una transferencia electrónica. Las transacciones comunes incluyen ventas de productos, entrega de servicios, compra de suministros, pago de salarios, compra de publicidad y registro de pagos de intereses. En la contabilidad de acumulación, las compañías deben registrar las transacciones en el mismo período en que ocurren, ya sea que el efectivo cambie de manos. Las transacciones de ingresos y gastos afectan las cuentas correspondientes del estado de resultados, así como las cuentas del balance general. Algunas transacciones pueden afectar solo las cuentas de balance.
Entradas de diario
Las entradas de diario son el segundo paso en el proceso de grabación. Una revista es un registro cronológico de transacciones. Una entrada consiste en la fecha de la transacción, los montos de débito y crédito para las cuentas correspondientes y una breve nota que explica la transacción. Por ejemplo, las entradas de diario para una transacción de venta en efectivo son para acreditar (aumentar) ventas y débito (aumentar) efectivo. Las entradas de diario revelan todos los efectos de una transacción en un solo lugar. También son útiles para detectar y corregir errores porque los montos de débito y crédito se deben equilibrar al final de un período.
Publicación en el libro mayor
El tercer y último paso en el proceso de registro es publicar las entradas de diario en el libro mayor, que contiene registros de resumen de todas las cuentas. Cada registro tiene campos para la fecha de la transacción, comentarios, débitos, créditos y saldo pendiente. En el ejemplo de transacción de ventas anterior, el proceso de contabilización implica ingresar un monto de crédito para la cuenta de ventas, un monto de débito para la cuenta de efectivo y actualizar los saldos respectivos. El libro mayor general puede tener la forma de una carpeta, tarjetas de índice o una aplicación de software.
