Ya sea que esté organizando un retiro corporativo, una convención u otro evento especial, los oradores invitados pueden ofrecerle a su audiencia nuevas perspectivas y el beneficio de la experiencia. Una lista de verificación puede ayudar a organizar los arreglos para que todo funcione sin problemas. Por el bien de la organización, divida la lista de verificación en áreas: viajes, finanzas, tecnología, la dirección y las necesidades de los oradores. El anfitrión y el orador pueden crear listas de verificación en estas categorías para garantizar que el evento no tenga complicaciones.
Arreglos de viaje
Los oradores invitados, ya sean pagados o voluntarios, por lo general deben viajar a la conferencia. Esto puede implicar planes de viaje importantes, como pasajes aéreos y hoteles, o un simple viaje en automóvil. Depende de la organización anfitriona hacer los arreglos. Averigüe de dónde viene el orador, qué tipo de transporte necesitará y sus preferencias para la hora de llegada y salida.Además, obtenga la información pertinente del orador, como la fecha de nacimiento, que es necesaria para algunas reservas. Luego, la lista de verificación debe incluir la reserva de viajes: reservar un hotel si es necesario y organizar el transporte terrestre, como un automóvil. Agregue una nota para confirmar todos los arreglos varios días antes del compromiso. Las listas de verificación de los oradores deben incluir proporcionar al anfitrión la información y también confirmar los detalles.
Arreglos financieros
Los elementos en la lista de verificación del anfitrión deben incluir la confirmación de que el pago se realizó al orador. A menudo, a los oradores se les paga una parte antes del evento como un tipo de retención y una parte después de completar con éxito el compromiso. Si este es el caso, haga dos elementos de la lista de verificación para que no se olvide. La lista de verificación financiera del orador debe incluir proporcionarle al anfitrión todos los detalles relevantes, como la dirección o el número de cuenta para depósito directo, así como confirmar que se ha realizado el pago.
Necesidades tecnológicas
Muchos oradores invitados emplean la tecnología como parte de su dirección. Los oradores invitados deben hacer una lista de todo lo que necesitarán, incluyendo computadoras portátiles, retroproyector y pantalla, cables, puntero, micrófono, etc. El host debe solicitar esta información y agregar elementos prácticos, como cables de alimentación, computadoras portátiles de respaldo y una persona técnica disponible para resolver cualquier problema.
El discurso y los materiales
Las organizaciones anfitrionas deben dejar claro lo que están buscando por parte del orador. Esto puede incluir un tema específico para tratar, o detalles más prácticos, como la longitud de la dirección. Haga una lista de todo y envíelo al orador. Para el orador, esta lista de verificación debe incluir el acabado y la edición de la dirección. El orador también debe marcar la creación de copias duplicadas del discurso y materiales de apoyo, como un PowerPoint. El anfitrión y el orador deben trabajar juntos de antemano para determinar si el orador proporcionará una copia anticipada de la dirección, tal vez para los medios de comunicación o para un intérprete de lenguaje de señas.
Cuidado del orador
Esta sección de la lista de verificación es para el anfitrión, no para el orador. Su orador debe ser tratado como un VIP para el evento. Asigne una persona para que actúe como enlace y manejador del orador, y déle al orador la información de contacto de la persona asignada. El día del evento, asegúrese de que el controlador sepa dónde saludar al orador y proporcione las actualizaciones necesarias para el evento y los detalles importantes. El manejador también debe presentar al orador a personas importantes en la organización. Agregue elementos a la lista de verificación que garanticen la comodidad del orador durante el evento, como botellas de agua en el podio. Finalmente, agregue elementos de la lista de verificación para recordarse agradecer al orador después del evento, tal vez con una nota manuscrita o un arreglo floral, y para finalizar cualquier pago.
