Liderar una reunión no siempre es fácil. Las personas son famosas por no gustarles las reuniones, omitirlas y no prestar atención cuando asisten. Si tiene que dirigir una reunión, la implementación de varios pasos de sentido común asegurará la conclusión entre sus asistentes de que su reunión valió la pena y fue dirigida de manera efectiva.
Revele la fecha y hora de la reunión con suficiente antelación para que los asistentes puedan mantener sus horarios claros. Además, envíe un recordatorio por correo electrónico el día anterior. Finalmente, un anuncio en el intercomunicador 15 minutos antes es útil. Esto minimiza la posibilidad de que alguien olvide asistir.
Comience a tiempo. Esto demuestra respeto a las personas puntuales. Reconozca a los que llegan tarde con un gesto de asentimiento, si acaso. No es necesario hacer mención de la tardanza durante la reunión.
Organice su tecnología de antemano y asegúrese de que todo funcione correctamente. No hay nada peor para los asistentes que verlo luchar con el enlace de su computadora portátil durante 15 minutos.
Tenga una agenda, sea lo más breve posible y apéguese a ella. Envíe por correo electrónico la agenda por adelantado para que los asistentes puedan pensar en ello. En la reunión, si alguien se desvía de la agenda, diga: "Pensemos en poner esa preocupación en la agenda de nuestra próxima reunión".
Asegúrese de que el propósito de su reunión sea muy claro. La agenda debería ayudar con esto, pero es necesario aclarar más. Asegúrese de que se entienda si su propósito es resolver un problema, discutir opciones o realizar una capacitación. Asegúrese de que todos sepan exactamente por qué están presentes.
Recuerda que las personas aprenden de diferentes maneras. Use una variedad de medios de comunicación (visuales, auditivos, incluso actividades físicas) para transmitir sus puntos.
Pida a las personas que escriban cualquier idea adicional que tengan relacionada con el tema y que las dejen en una pila al final de la reunión. Más tarde, proporcione a cada asistente una copia impresa de las actas de la reunión o, en su lugar, un correo electrónico.
Consejos
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Si la reunión va a durar más de 30 minutos, considere colocar algunos chocolates en las mesas para los asistentes.
Advertencia
Evite salirse del tema. Esta es una de las principales razones por las que las personas sienten que las reuniones son una pérdida de tiempo.
