En algún momento, la mayoría de los profesionales de negocios deberán dar una presentación para una reunión. La presentación podría ser más informal, si una persona se reúne con su departamento, o extremadamente formal en reuniones o convenciones de toda la empresa. Las presentaciones pueden tomar mucho tiempo para prepararse. Además, las personas suelen ponerse un poco nerviosas antes de una presentación. Sin embargo, hay algunos consejos clave de presentación de reuniones que pueden ayudar a cualquier persona a realizar una presentación altamente impactante.
Seleccione la audiencia correcta
Seleccione la audiencia adecuada para su reunión y presentación, de acuerdo con el artículo "Cómo hacer que las presentaciones de negocios funcionen" en businessknowhow.com. Piense en todos los empleados que afectan su trabajo y su presentación. Si es un director de investigación de mercado, invite a directores y gerentes de marcas clave, publicidad, desarrollo de productos y finanzas a su reunión. Notifique a todos con al menos unas semanas de anticipación por correo electrónico. Informe a las personas sobre los objetivos clave de la reunión y aproximadamente cuánto durará la reunión.
Involucrar a todos
Si planea una reunión prolongada, invite a algunos de los gerentes y directores a presentar su propia información, especialmente si necesita su opinión para la toma de decisiones. Usted controlará la agenda de la reunión y configurará la sala de reuniones. Por ejemplo, si su reunión está programada de 8 a.m. a mediodía, deberá programar el horario de presentación de todos. También deberá determinar qué tipos de equipos se necesitarán, como proyectores de computadoras portátiles, proyectores de diapositivas y pantallas.
Decide el mejor formato para tu presentación
Su presentación debe ser la clave de la reunión. Todos los demás temas deben relacionarse con su discusión. Por lo tanto, presente su información primero. Sin embargo, al preparar su presentación, asegúrese de tener una apertura, cuerpo y cerca de su presentación, de acuerdo con businessknowhow.com. En cuanto a la asignación de tiempo, su apertura debe ser aproximadamente del 10 al 20 por ciento de su presentación. Su apertura debe incluir puntos clave que planea discutir en el cuerpo de su presentación, que comprenderá hasta el 75 por ciento de su presentación. Abra con una declaración, broma o videoclip con humor que esté relacionado con su tema. Esto atraerá la atención de la gente y lo ayudará a relajarse, si tiene alguna inquietud previa a la reunión. Un ejemplo del cuerpo de la presentación podría ser la retroalimentación clave del cliente que recibió de una encuesta reciente de satisfacción del cliente. Cierre su presentación con algunas recomendaciones, luego asigne cinco minutos para preguntas.
Mantenga sus diapositivas simples
Decida si va a hacer una presentación portátil o usar diapositivas generales. Las presentaciones de computadoras portátiles suelen tener más impacto. Prepare de 8 a 12 diapositivas para su presentación. Use letras lo suficientemente grandes para que las personas puedan leerlas, como las fuentes de 32 puntos. Limite sus diapositivas a varios puntos de bala cada uno. Usa mucho espacio en blanco. También debes usar imágenes y colores para el impacto, lo que te ayudará a mantener la atención de la audiencia.
Mantener el contacto visual
Siempre mantenga contacto visual con su audiencia. Si está utilizando un puntero en la pantalla, señale el punto en el que está hablando, pero mire a su audiencia cuando hable. Además, hable fuerte y claramente. Vaya a un ritmo moderado y no hable demasiado rápido, para que la gente lo entienda y no le pida que se repita.
