Las empresas mantienen sistemas de inventario utilizando sistemas de inventario periódicos o perpetuos. El sistema de inventario perpetuo mantiene un balance de inventario en tiempo real. El sistema de inventario periódico solo actualiza el saldo del inventario cuando se realiza un conteo físico. Los sistemas de inventario perpetuo requieren que se realice un conteo de inventario físico anualmente, mientras que un sistema de inventario periódico realiza los conteos de inventario físico con más frecuencia. Para ambos sistemas, la diferencia entre el recuento de inventario físico y la cantidad informada en el sistema de inventario se ajusta a través de un ajuste de inventario.
Inventario físico
Los ajustes de inventario requieren que se realice un conteo físico de inventario para que el contador pueda compararlo con el saldo de inventario registrado en el sistema. Toda actividad debe cesar durante el recuento de inventario físico para mantener la integridad del recuento. Los empleados de la compañía cuentan y registran manualmente cada unidad contenida en el almacén durante el inventario físico.
Ajustes periódicos de inventario
Bajo el sistema de inventario periódico, el propietario de la empresa registra un cambio de inventario cuando cuenta físicamente el inventario. Compara el saldo de inventario registrado actual con el recuento de inventario que acaba de hacer. La diferencia se registra como un ajuste de inventario. La entrada de diario de ajuste de inventario incluye un débito al costo de los bienes vendidos, un crédito a las compras y un débito o un crédito al inventario. El propietario determina el monto de las compras en función de la acumulación de compras realizadas a lo largo del mes. La cantidad de inventario se calcula en función de la diferencia entre el recuento de inventario físico y el saldo de inventario en el sistema. Si el monto del inventario representa un aumento en el saldo del inventario, la cuenta se debita. Si el monto del inventario representa una disminución, la cuenta se acredita. El monto del costo de los bienes vendidos se determina al calcular el número requerido para equilibrar la entrada.
Ajustes de inventario perpetuo
En un sistema de inventario perpetuo, las transacciones de compras y ventas afectan el saldo del inventario en el momento de la transacción. El inventario final registrado en un sistema de inventario perpetuo en teoría debe coincidir con el conteo del inventario físico. El contador compara el inventario físico con el saldo del sistema de inventario. El contador registra la discrepancia como un ajuste de inventario. El monto de la discrepancia se carga al costo de la mercancía vendida junto con la otra parte del inventario de cargos de entrada. Si el recuento de inventario físico muestra un saldo mayor que el sistema de inventario, el contador carga el inventario y acredita el costo de la mercancía vendida. Si el recuento de inventario físico muestra un saldo menor que el sistema de inventario, el contable carga el costo de la mercancía vendida y acredita el inventario.
Análisis de inventario
Algunos ajustes de inventario se producen como resultado de la actividad comercial normal, como el deterioro del inventario o los errores de entrada de datos. El contador necesita analizar los grandes ajustes de inventario para determinar por qué están ocurriendo los grandes ajustes. Los errores frecuentes en la entrada de datos requieren responsabilidades de reentrenamiento o reestructuración. Los grandes ajustes inexplicables en el inventario pueden ser el resultado de un robo, lo que indica que las necesidades de seguridad deben aumentar.
