Incluso en este día de la tecnología de comunicación instantánea, las cartas comerciales formales todavía se escriben comúnmente. Hay una variedad de razones por las cuales una persona o empresa puede optar por escribir una carta en lugar de enviar un correo electrónico o fax. Al enviar una carta comercial, las tres partes principales: principio, medio y final deben escribirse correctamente.
Comenzando
El comienzo de la carta contiene información no relacionada directamente con el mensaje de la carta. La fecha aparece en la parte superior. Las direcciones del remitente y del destinatario se escriben a continuación; sin embargo, si la dirección del remitente aparece en el encabezado o pie de página de la carta, no es necesario escribirla. A esto le sigue la línea de referencia, que se ve como "RE:", que es la parte de la sección inicial de la carta que se relaciona con el mensaje de la carta. Resume el mensaje en una a ocho palabras. Después de eso, debe haber un saludo o saludo a quien se dirige la carta. Por lo general, está en el formato de "Estimado señor:" o "A quien le pueda interesar", con dos puntos después del saludo; las cartas personales usan una coma después del saludo, pero las cartas comerciales siempre usan dos puntos.
Medio
La mitad de la carta se conoce más comúnmente como el cuerpo de la carta. Contiene el mensaje básico. La primera oración debe introducir el tema que se está abordando. Detalles y puntos de consideración vienen a continuación. Finalmente, hay una conclusión. El cuerpo de la carta debe ser preciso y conciso. Los elementos personales o problemas entre el remitente y el destinatario no deben incluirse como parte de la carta comercial.
Fin
Hay algunos elementos básicos de una carta que constituyen su final. Un saludo de clausura, como "Atentamente" o "Saludos cordiales", es apropiado. Debajo de eso, imprime el nombre del remitente. Incluya el título del remitente en la misma línea que el nombre o directamente debajo de él. Deje aproximadamente dos pulgadas de espacio entre el saludo de cierre y el nombre del remitente; Este espacio es para la firma del remitente. Si el remitente hizo que alguien escribiera y preparara la carta, esa persona puede ser reconocida debajo del nombre y el título del remitente. Hay varias formas de hacerlo. La forma más común es escribir las iniciales del remitente con letras mayúsculas, escribir una barra (/) y escribir las iniciales del preparador (por ejemplo, ABC / def). Los anexos deben anotarse al final de la carta. Escriba la palabra "Enclosure (3)", donde 3 es el número de recintos incluidos en el envío.
Enviando la carta
La carta está cuidadosamente doblada para encajar perfectamente en un sobre de tamaño empresarial. Los recintos no están grapados a la carta. Las cartas comerciales tienen el nombre del destinatario escrito en el sobre en lugar de estar escrito a mano. Muchas empresas tienen sobres preimpresos diseñados con el logotipo y la dirección de la empresa. Estos son los que buscan más profesional. Las empresas más pequeñas pueden usar etiquetas de dirección preimpresas adheridas. Estos son aceptables, como se escriben las direcciones de retorno. La escritura a mano no se considera profesional y debe evitarse.
